Bandeja de entrada: estrategias para organizar el correo electrónico.

El correo electrónico representa una herramienta sumamente valiosa para las empresas, al facilitar una comunicación fluida y formal que mantiene conectados a los miembros del equipo corporativo.

Resulta esencial prestar especial atención a la gestión de nuestra bandeja de entrada, ya que esta ejerce un papel fundamental en el correo electrónico y actúa como el espacio principal de comunicación.

Tomar medidas para mantenerla organizada contribuirá significativamente a optimizar la eficacia de nuestras interacciones por correo electrónico.

¿Qué es la bandeja de entrada?

La bandeja de entrada desempeña un papel esencial en cualquier servicio de correo electrónico al servir como el espacio designado para almacenar los mensajes recibidos.

Aunque los diferentes servicios de correo presentan imágenes distintas y originales, comparten una disposición de elementos bastante similar: a la izquierda, los botones de carpetas; a la derecha, los contenidos de dicha carpeta.

En Gmail, por ejemplo, encontramos en el menú izquierdo carpetas como Recibidos, Destacados, Pospuestos y Borradores. Justo debajo, se despliega la opción de Más para acceder a otras funciones, incluida la posibilidad de utilizar etiquetas.

Por otro lado, en Yahoo, las primeras carpetas incluyen el Buzón, mensajes No Leídos, Destacados, Borradores y Enviados. Similar a Gmail, también ofrece la opción de explorar más carpetas e incluso la capacidad de crear carpetas personalizadas.

En Outlook, la visualización incluye la bandeja de entrada, elementos enviados y borradores, con la opción de crear carpetas y grupos según las necesidades del usuario.

Más allá de su función básica de almacenar mensajes recibidos, la bandeja de entrada de los servicios de correo electrónico suele incorporar funciones adicionales diseñadas para potenciar la organización y eficiencia del usuario.

Estrategias para una gestión eficiente de la bandeja de entrada

La gestión eficiente de la bandeja de entrada en el correo electrónico es un desafío común, pero esencial, en el entorno digital actual. 

Cada software de correo electrónico presenta características únicas, y la diversidad de herramientas disponibles agrega un nivel de complejidad. 

En este contexto, exploraremos a continuación varias estrategias para mejorar la eficiencia en la gestión de la bandeja de entrada:

Creación de correos electrónicos

La creación de emails requiere una elaboración precisa de mensajes que sea clara y concisa, estableciendo así una base sólida para una comunicación fluida. 

Siguiendo las recomendaciones del Especialista en Gestión de Información, Xavier Lluís, en Aprendiendo Marketing un correo electrónico óptimo debería tener:

• Asunto claro, conciso y descriptivo: Es crucial que el asunto proporcione una visión inmediata del contenido del correo.
• Evitar el uso excesivo de copias y respuestas masivas: Recordemos que un correo no es un foro, por lo que es importante limitar el envío masivo de respuestas para mantener la comunicación eficiente.
• Redacción cuidadosa: La estructuración coherente de mensajes no solo agiliza la comprensión del contenido, sino que también simplifica la organización y búsqueda en la bandeja de entrada.

Estas prácticas no solo optimizan la calidad de la comunicación, sino que también contribuyen significativamente a un manejo más eficiente de la bandeja de entrada en el entorno digital.

Listas de distribución

Las listas de distribución sirven para clasificar a tus contactos y se utilizan para enviar mensajes a un grupo determinado de personas de manera rápida y sencilla.

Al agrupar contactos afines o pertenecientes a un mismo equipo, las listas de distribución permiten una segmentación ordenada de los destinatarios, facilitando la clasificación y búsqueda de mensajes relacionados.

Con esta estrategia es posible reducir la saturación de la bandeja de entrada al dirigir la comunicación directamente a los interesados pertinentes. Esto contribuye a mantener la bandeja de entrada más organizada y libre de mensajes irrelevantes.

Para hacer una debes seleccionar la opción de Lista de distribución, escribirle un nombre y seleccionar a los integrantes. Para enviar un correo electrónico a esta lista simplemente redacta un mensaje y haz clic en CCO y selecciona tu lista.

Criterios de agrupación 

Una herramienta fundamental para la organización de la bandeja de entrada es la función de búsqueda avanzada, que permite filtrar y agrupar correos electrónicos según criterios específicos. 

La búsqueda avanzada ofrece una solución eficaz para ubicar mensajes específicos en entornos donde la cantidad de correos puede resultar abrumadora.

Datos Adjuntos

La opción de buscar por datos adjuntos posibilita la localización rápida de mensajes que contengan archivos específicos, optimizando la gestión de documentos y facilitando el acceso a la información requerida.

Asunto

La búsqueda avanzada por asunto permite identificar rápidamente todos los correos relacionados con un tema específico, contribuyendo a la agrupación temática y a la rápida recuperación de información relevante.

De:

La capacidad de buscar correos por remitente (De) es esencial para focalizar la atención en las comunicaciones de contactos específicos, simplificando la revisión de conversaciones y mejorando la respuesta a mensajes importantes.

Carpeta 

La función de búsqueda avanzada por carpeta posibilita la recuperación de correos electrónicos específicos almacenados en carpetas designadas, facilitando la localización de información según su clasificación.

Importancia

La opción de buscar por importancia permite destacar mensajes prioritarios y distinguir aquellos que requieren atención inmediata, contribuyendo a una gestión más efectiva del tiempo.

Tamaño

La búsqueda avanzada por tamaño facilita la identificación y gestión del mail según su tamaño, útil para optimizar el espacio de almacenamiento y priorizar la revisión de mensajes más relevantes.

La implementación efectiva de la búsqueda avanzada basada en estos criterios de agrupación fortalece la capacidad del usuario para mantener una bandeja de entrada organizada y responder de manera eficiente a las demandas específicas de su comunicación electrónica.

Etiquetas y carpetas

Según el correo electrónico que tengas, tendrás la posibilidad de crear carpetas para catalogar tus mensajes o etiquetas para distinguirlos, pero sea cual sea la herramienta con la que cuentes, ambas te servirán para agruparlos y poder verlos en conjunto.

Las carpetas y etiquetas son dos técnicas clave que comparten objetivos similares pero difieren en su implementación y funcionalidad.

Las carpetas representan estructuras de almacenamiento en las que los usuarios pueden clasificar y organizar sus correos electrónicos.

Cada carpeta actúa como un compartimento separado, permitiendo la agrupación de mensajes relacionados bajo una categoría específica. Esta organización jerárquica facilita la navegación y la búsqueda, ya que los mensajes se archivan sistemáticamente en ubicaciones predefinidas.

Para generar una carpeta, en Outlook por ejemplo, debes crear una nueva carpeta, cambiarle el nombre y mover un mensaje hacia ella.

Puedes usar las carpetas para ubicar tus correos por categoría, como: Notas del Blog, Eventos de la Empresa, Solicitudes de Ventas, etc. O bien utilizarlas por orden de prioridad, por ejemplo: “Próximo”, “En Espera” y “Menor Prioridad" (aunque el archivado es una carpeta predeterminada).

Por su parte, las etiquetas no implican una ubicación para los correos electrónicos, sino que ofrecen una forma más flexible de categorización. Una única etiqueta puede asignarse a múltiples mensajes, permitiendo la clasificación de correos en función de varios criterios.

Para crear una etiqueta, en Gmail por ejemplo, dirígete a tu menú de carpetas a la izquierda y presiona el botón de + a lado de la sección de etiquetas, coloca un nombre distintivo y da clic en crear. Puedes cambiar su color y hacer una subetiqueta si así lo deseas. Para etiquetar un correo solo tienes que seleccionarlo, apretar el botón de etiqueta en la parte superior y escoger la etiqueta donde quieres que se clasifique.

Las etiquetas actúan como elementos descriptivos que resaltan a los mensajes, proporcionando una organización más fluida. Para usarlas, te recomendamos utilizar palabras clave y usar colores distintivos fijos.

Ambas carpetas y etiquetas buscan mejorar la organización y accesibilidad de la bandeja de entrada al agrupar mensajes relacionados. Tanto las carpetas como las etiquetas simplifican la gestión al facilitar la ubicación rápida de correos específicos y reducir el desorden visual en la bandeja.

La principal diferencia radica en la estructura y rigidez organizativa. Las carpetas imponen una jerarquía clara, mientras que las etiquetas permiten una clasificación más dinámica y versátil.

Archivar y eliminar

El archivado y la eliminación de correos electrónicos son elementos cruciales dentro del sistema de carpetas, destacándose por su enfoque en la gestión a largo plazo y la optimización del espacio de almacenamiento.

La función de archivar permite enviar mensajes a una carpeta designada, conocida como "Archivo". El propósito de esta carpeta es almacenar mensajes más antiguos que se deseen conservar para futuras referencias. 

Al archivar un correo electrónico, se facilita su recuperación en fechas posteriores, contribuyendo así a mantener una bandeja de entrada más limpia y centrada en mensajes actuales.

Es relevante señalar que archivar no implica pérdida de información, ya que todos los mensajes anteriores quedan incluidos en el mensaje más reciente. Este enfoque permite una gestión eficaz de los mensajes a lo largo del tiempo, sin sacrificar datos valiosos.

Por otro lado, la eliminación implica enviar un mensaje a la carpeta "Elementos Eliminados", visualizada como una papelera. No obstante, es crucial tener en cuenta que si se vacía esta carpeta, puede resultar difícil o incluso imposible recuperar el mensaje. 

La implementación de la eliminación debe ser selectiva y reservada para correos que no se esperan necesitar en el futuro.

Filtros

De acuerdo con Text Cortex, los filtros serán de gran utilidad para la clasificación automática de los mensajes. Estos se dividirán según los criterios que selecciones y ayudarán a la organización, reduciendo la carga cognitiva asociada con la revisión manual.

Los filtros anti-spam, por ejemplo, son fundamentales para separar automáticamente correos no deseados, garantizando que la bandeja de entrada esté compuesta únicamente por mensajes legítimos y relevantes.

La opción de filtrar por fecha y hora, por su parte, permite ordenar los correos electrónicos según su temporalidad, simplificando la revisión y respuesta a mensajes recientes antes que a aquellos de fechas anteriores.

Te invitamos a que explores todos los filtros que puedes usar en tu servidor. La aplicación estratégica de filtros en la bandeja de entrada optimiza el tiempo dedicado a la gestión del correo electrónico.

Al personalizar y ajustar estos filtros según las necesidades individuales, los usuarios pueden experimentar una mejora sustancial en la eficiencia y claridad de su sistema de comunicación.

Responder correos

Una acción positiva al recibir correos es responderlos siempre, cuando sean, por supuesto, mensajes que ameriten respuesta. En lugar de dejar que se acumulen en tu bandeja de entrada, respóndelos. Y no nos referimos a inmediatamente, sino a cuando sea posible.

De acuerdo con Grupo Spri Taldea, "el mail no es un sistema de notificaciones inmediatas", por lo que sólo cuando existe una urgencia en el mensaje, es decir, que "alguien necesita una respuesta y conviene enviársela lo antes posible", este se responderá.

Pero si es un correo que necesita más de 3 minutos para ser contestado y en ese momento no te encuentras disponible, es recomendable, por el momento, confirmar de recibido e informar que se resolverá más tarde. A esta acción se le llama diferir.

Delegar

Una estrategia adicional para potenciar la eficiencia en la administración de tu bandeja de entrada al recibir mensajes es la práctica de la delegación.

En caso de que identifiques una tarea asignada que no se ajusta a tu área de conocimiento, se recomienda delegarla a una persona más competente, informando al remitente de esta decisión.

De igual manera, si la tarea es pertinente a tu departamento pero te ves abrumado por otras responsabilidades pendientes, es conveniente delegar la responsabilidad a otro miembro de tu equipo que posea la capacidad para abordarla.

Anular suscripciones

Anular las suscripciones se presenta como una estrategia efectiva para optimizar la organización de la bandeja de entrada y reducir el volumen de correos electrónicos no deseados.

Al implementar esta medida, se sugiere realizar los siguientes pasos:

Gestión de Boletines y Correos Promocionales:

Inicialmente, es recomendable darse de baja de boletines y correos promocionales que ya no resulten de interés.

Este procedimiento, aunque simple, constituye una forma eficaz de minimizar el desorden en la bandeja de entrada. Invertir unos minutos diarios para cancelar suscripciones contribuirá significativamente a mantener una bandeja de entrada más focalizada y libre de contenidos superfluos.

Configuración de Filtros y Reglas:

Como mencionamos anteriormente, los filtros pueden clasificar automáticamente los mensajes entrantes en carpetas específicas, basándose en criterios como el remitente o el asunto.

Esta funcionalidad permite agrupar mensajes relacionados, organizándolos en carpetas separadas y manteniéndolos fuera de la vista principal de la bandeja de entrada. 

Al implementar estas estrategias de manera consistente, se logrará una gestión más eficiente y ordenada de la bandeja de entrada, permitiendo un enfoque más preciso en los correos electrónicos pertinentes.

¿Por qué es importante para mi empresa mantener el correo electrónico organizado?

El mantenimiento de un correo electrónico organizado se convierte en un aspecto vital en entornos empresariales, especialmente en un contexto digital caracterizado por la saturación informativa. 

La avalancha de correos electrónicos, tanto entrantes como salientes, representa un desafío significativo para la eficiencia operativa de las empresas.

Gestionar constantemente un gran volumen de correos electrónicos tiene un impacto directo en la productividad, eficiencia y capacidad innovadora de los equipos de trabajo. 

La falta de organización en la bandeja de entrada puede obstaculizar la concentración en tareas críticas, afectando directamente la calidad y rapidez de la ejecución laboral, y esto puede traducirse en pérdida de oportunidades de negocio y retrasos en la toma de decisiones. 

En el ámbito empresarial, la organización del correo electrónico se convierte en una estrategia clave para optimizar la operación diaria y mitigar la sobrecarga informativa, ya que esta tiene un impacto directo en la productividad, eficiencia y capacidad innovadora de los equipos de trabajo. 

Usando en conjunto las estrategias planteadas anteriormente, adecuándose con las herramientas de tu proveedor de correo electrónico y tus necesidades, será mucho más fácil mantener tu bandeja de entrada organizada y asimismo procurar un mayor cuidado.

Nuestra recomendación adicional es elegir un proveedor de correo que pueda ofrecerte funciones útiles para tu empresa, y fáciles e intuitivas para tu equipo de trabajo. Además sugerimos que les proveas a tu personal de capacitaciones para usar su mail y gestionarlo de la mejor forma. 

Para más información sobre una solución de correo electrónico optimizada, contacta con Servnet y conoce el servidor LinkToMail.