Cómo elegir la centralita ideal para tu negocio

Carecer de una centralita virtual en una empresa la hace parecer poco profesional, pues el no contar con un sistema estructurado de telefonía afecta la confianza y reputación del negocio.

Las centralitas telefónicas son los elementos clave para que una empresa pueda eficientar sus comunicaciones y optimizar sus procesos.

En la siguiente nota podrás identificar las funciones esenciales de una centralita y descubrirás cómo elegir la ideal para tu negocio. Quédate para averiguarlo.

¿Qué es una centralita?

Una centralita es un equipo electrónico que a través de puertos instala líneas telefónicas para establecer conexiones, y con extensiones telefónicas internas permite que se genere una comunicación distribuida a lo largo de una red empresarial.

Dicho de otra manera, la centralita es el recurso que utilizan las empresas para centralizar su telefonía y permitir una comunicación por voz y audio desde y hacia sus instalaciones.

Las centralitas telefónicas, se conocen también como PBX o conmutadores y sirven para llevar a cabo llamadas telefónicas e interconectar dos puntos situados en diferentes ubicaciones. A continuación abordaremos con mayor profundidad sus usos.

Principales usos de una centralita

Centralización de conexiones

Centralizar las conexiones significa que a través de un único sistema es posible gestionar todas las operaciones de la telefonía, lo cual permite llevar un control de las llamadas para poder redirigirlas, transferirlas y grabarlas.

La centralización de conexiones que brindan las centralitas simplifica la comunicación empresarial y mejora su administración.

Abaratamiento de red

Tener un sistema centralizado también resulta beneficioso para reducir los gastos por diferentes aspectos.

Al únicamente necesitar un sistema de telefonía, se reduce la necesidad de adquirir múltiples equipos, lo cual minimiza la compra y mantenimiento de hardware.

Por otro lado, gracias a que las conexiones se encuentran unificadas y no multiplicadas, es posible realizar las actualizaciones pertinentes en un solo lugar y consecuentemente aminorar los costos que significaría aplicar múltiples intervenciones. 

Gestión de llamadas

Las centralitas permiten mejorar el flujo de las llamadas telefónicas a través de sus diferentes herramientas.

Las extensiones, de las que hablamos en la definición de centralita, sirven para redirigir a los llamantes hacia los agentes o destinatarios según su disponibilidad, y esto se realiza a través de diferentes procesos y herramientas que puedes conocer mejor si visitas nuestra nota: PBX Tradicional vs PBX Cloud: principales diferenciadores. 

De manera general, estos tres usos son las principales razones por las que las compañías optan por un conmutador, aunque por supuesto hay muchas más ventajas, que también puedes consultar en la nota que te compartimos.

Nuestro propósito a continuación es guiarte para elegir la centralita más adecuada para tu empresa, ¿estás preparado?

10 consejos para elegir la centralita ideal para tu negocio

1. Revisa su compatibilidad con otras funciones

Tu telefonía será mucho más útil si sirve para algo más que para llamar, por eso es importante que busques que tu centralita sea compatible con múltiples terminales y pueda integrarse con diversos programas.

Los terminales son los dispositivos que se utilizan para realizar y recibir llamadas, y la compatibilidad con ellos es importante debido a que permite que las empresas diversifiquen el uso de tu centralita según su preferencia y necesidades.

Por ejemplo, si un conmutador no es compatible con un teléfono móvil, resultará complicado que el empleado realice su trabajo desde otro lado que no sea su escritorio.

Al elegir un PBX que se adapte a diferentes terminales mejorarás la eficiencia operativa y podrás afrontar los desafíos del entorno laboral actual.

Por otro lado, las integraciones son útiles para ampliar las posibilidades de comunicación, así que contar con una amplia variedad de ellas resulta imprescindible.

De manera general te recomendamos que tu centralita tenga la posibilidad de integrarse con:

• ISPs: ayudan a mantener una conexión estable para tus llamadas.

Ejemplo: Internet Dedicado Servnet 

• CRMs: permiten acceder a la información del cliente durante las llamadas.

Ejemplo: Hubspot

• ERPs: garantizan una mejor gestión de los procesos internos y la comunicación entre los departamentos.

Ejemplo: iNBest cloud

• Otros sistemas de telefonía: facilitan la interoperabilidad y la comunicación entre diferentes plataformas.

Ejemplo: Microsoft Teams

Una telefonía que se integre con estas herramientas potenciará la colaboración y a su vez aumentará la satisfacción del cliente.

2. Investiga los casos de éxito de tu proveedor

Los casos de éxito de tu proveedor son indicadores de la calidad y fiabilidad que puedes esperar de tu servicio de centralita.

Puedes solicitar a tu proveedor algunos testimonios y reseñas acerca de su servicio o bien puedes acercarte a sus clientes e investigar cómo han implementado la PBX y qué beneficios les ha traído.

Así mismo, analiza si alguno de los casos de éxito enfrentaba los desafíos que tienes actualmente o bien si es de una empresa de tu sector.

Es decir, si tu negocio, por ejemplo, es de pasta dental y tu desafío es que tu sistema telefónico actual no permite escalar tus extensiones, entonces deberías identificar si tu proveedor tiene por cliente a alguna empresa de productos cuidado personal o si tiene a algún otro que esté creciendo y aumentando las extensiones de su centralita de manera progresiva.

Elegir un proveedor que cumpla con estos dos requisitos te dará mayor confianza en la efectividad de tu solución.

3. Verifica la calidad del sonido

La calidad del sonido de las llamadas es un aspecto necesario a considerar ya que es un factor que determinará la efectividad de nuestra comunicación telefónica.

Las centralitas que utilizan tecnología de compresión se encargan de reducir el tamaño de los datos de audio y ayudan a que se eficiente el uso de ancho de banda para realizar múltiples llamadas sin saturar la red.

Sin embargo, estos sistemas a veces cuentan con deficiencias en la calidad del sonido, por eso es necesario que te asegures de que también cumplan con un estándar de Hi-Fi (alta fidelidad), es decir de buena calidad y sin distorsiones.

Antes de adquirir tu servicio solicita pruebas de calidad de sonido.

4. Toma en cuenta las opciones de personalización

La personalización de las comunicaciones es esencial para solidificar las relaciones empresa/cliente, por ello es necesario verificar que tu servicio de centralita cuente con diferentes opciones para configurar tus herramientas y darles la identidad de tu negocio.

Dentro de estas configuraciones deben incluirse un menú interactivo que guíe a tus llamantes durante su primera interacción telefónica, la personalización de tonos y mensajes de espera adaptados a tu marca y la integración de software de CRM para gestionar los datos del cliente y brindar una experiencia más fluida.

Poniendo estos esfuerzos en la personalización podrás obtener mayor lealtad y satisfacción de parte de tus clientes hacia tu organización.

5. Considera la facilidad de uso

Si bien muchos servicios de centralita ofrecen un mantenimiento completo de tu PBX, es importante que para ti sea comprensible cómo se utiliza.

La facilidad de uso de una centralita es importante para que los empleados puedan aprovecharla al máximo; para esto considera que cuente con una interfaz intuitiva y  que sea accesible en diferentes dispositivos.

También toma en cuenta que tu proveedor brinde un buen soporte técnico disponible 24/7/365, que cuente con múltiples canales de asistencia (llamada, WhatsApp, correo, portales especializados) y que te proporcione manuales de usuario detallados.

6. Consulta si hay opciones de formación

Aunado al punto anterior, si aún quedan muchas dudas o inquietudes sobre el uso de tu centralita, sería beneficioso que tu proveedor pudiera ofrecerte materiales de apoyo extra como tutoriales o guías para facilitar el aprendizaje.

Un punto a favor para la empresa que te ofrece el servicio es que también cuente con programas de capacitación continua.

La formación adecuada es esencial para garantizar que los empleados se sientan cómodos y competentes al usar la centralita. Una buena capacitación reduce la curva de aprendizaje y maximiza el rendimiento del sistema.

7. Estima el almacenamiento de datos

Las empresas deben llevar un registro de la información de sus llamadas y tener un control y organización de los datos para que estos estén seguros y sean accesibles.

El espacio disponible que ofrezca un proveedor debe ser capaz de almacenar grabaciones de llamadas y registros de las mismas además de tener la posibilidad de aumentar dicha capacidad al ritmo del crecimiento de la empresa.

Es importante, también, que el almacenamiento cuente con un respaldo automático para asegurar redundancia, por ejemplo en la nube, con el fin de acceder fácilmente a los datos o, en su defecto, recuperarlos rápidamente.

8. Analiza la garantía de tu servicio

Toda empresa debe ofrecer una garantía en la disponibilidad de su servicio. Al tener acceso a ella consulta:

1.  Tiempo de cobertura*: duración de la garantía desde la fecha de compra.

Mayor duración=Confianza del proveedor en la calidad de su producto.

*Este punto está sujeto a la duración del contrato.

1. Cobertura de servicio: soporte y arreglo de software y hardware en caso de fallas en el funcionamiento o defectos en el equipo.
2. Condiciones: exclusiones, requisitos de mantenimiento y procesos de reclamo. 

Es importante familiarizarse y comprender la garantía para saber con qué estás protegido. 

La garantía es un indicador de la calidad y fiabilidad del servicio y del proveedor, conocerla te brindará tranquilidad e información suficiente para tomar una decisión que beneficie a tu empresa a largo plazo.

9. Evalúa los requisitos de ancho de banda

Algunas centralitas necesitan de una conexión estable para funcionar adecuadamente, por eso es necesario que antes de adquirir el servicio revises los requerimientos de ancho de banda de la telefonía para que esta pueda operar sin problemas.

Para saber si cumples con el ancho de banda requerido pueden realizar pruebas de velocidad de internet. Si notas que el rendimiento de tu red es insuficiente para el número de usuarios que necesitas en tu PBX, considera cambiar tu red o segmentarla para garantizar un rendimiento óptimo.

10. Averigua sobre los diferentes tipos de centralita

La variedad de centralitas telefónicas no es realmente amplia pero existe, por ello es necesario conocer los tipos para saber cuál se puede adaptar mejor a las necesidades de tu organización.

Centralitas analógicas

Las primeras centralitas que se desarrollaron tienen aproximadamente un siglo de existencia, y fueron diseñadas como una de las primeras tecnologías en poder gestionar la telefonía.

Al inicio estas funcionaban, de manera manual, mediante operadores que conectaban cables para canalizar las llamadas, pero después este proceso se automatizó, y se volvió una herramienta popular para las empresas que precisaban de transferencias poco costosas y simples.

Actualmente este tipo de centralitas llevan el nombre de analógicas y siguen siendo utilizadas por empresas que no necesitan funciones avanzadas y requieren estabilidad y fiabilidad, o bien por aquellas empresas con antigüedad que ya contaban con infraestructura y aún usan líneas telefónicas tradicionales.

Es necesario señalar que si bien las centralitas analógicas cuentan con algunas ventajas, no están adaptadas a la era actual por lo que encontrarás en ellas limitaciones en términos de funcionalidades y escalabilidad, además de una alta inversión a largo plazo por costos de mantenimiento.

Centralitas digitales

El funcionamiento de una centralita digital consiste en convertir la voz en datos digitales, los cuales se comprimen, reduciendo el ancho de banda necesario, y facilitan la transmisión, mejorando de este modo la claridad de la llamada.

A diferencia de las centralitas analógicas, las digitales ofrecen funciones adicionales a la transferencia como lo son las conferencias telefónicas, el buzón de voz, IVR, grabación de llamadas e informes y analíticas.

La ventaja de esta centralita es que puede integrarse muy fácilmente con una infraestructura analógica, permitiéndole ser más escalable y gestionar un alto volumen de llamadas.

Las centralitas digitales son simples de gestionar, no necesitan amplio mantenimiento o soporte y, al no estar sujetas al internet, también resultan ser menos susceptibles a ciberataques.

Centralitas Cloud

Las centralitas en la nube, PBX Cloud o centralitas virtuales son aquellas que funcionan a través del protocolo VoIP (Voz sobre IP) y permiten utilizar la red de internet para abrir un gran abanico de posibilidades para la telefonía.

Al igual que las centralitas digitales, digitalizan los datos para su transmisión pero lo que las diferencia es el protocolo que utilizan. Mientras las centralitas digitales utilizan circuitos telefónicos tradicionales como PSTN, los PBX Cloud utilizan el protocolo SIP (Session Initiation Protocol).

Las centralitas en la nube representan reducciones de costos operativos y en la realización de llamadas, posibilidad de escalamiento sencillo, acceso a trabajo remoto y funciones avanzadas e integración con software.

Para conocer más sobre ella y sus ventajas sobre la centralita analógica, visita nuestra nota de blog: PBX Tradicional vs PBX Cloud: principales diferenciadores. 

Este tipo de centralita es ideal para empresas en crecimiento, con modalidad híbrida o remota, y para aquellas que desean mantenerse competitivas y al día con las últimas tecnologías, innovando sus comunicaciones.

¿Cuál es la mejor centralita para mi empresa?

Definir a la mejor centralita para las empresas sería errado pues cada organización cuenta con necesidades diferentes y debe buscar el servicio que mejor se adapte a ella.

Sin embargo, si lo que buscas es que tu empresa se mantenga competitiva en el mercado y a la orden del día con las actualizaciones tecnológicas, sin duda la opción de Cloud PBX es para ti.

En la elección de tu proveedor de servicio considera a Servnet pues somos un Carrier Boutique especializado en telecomunicaciones y TI que te ofrecerá una centralita en la nube con ventajas como:

• Nula inversión inicial: Puedes olvidarte de los costos de equipos y terminales físicas pues nosotros contamos con infraestructura propia y te la proveemos a través de Cloud, ofreciéndote una solución sin complicaciones.
• Acceso simplificado: Conéctate fácilmente desde cualquier lugar y en cualquier momento, con extensiones remotas y una interfaz comprensible para todos.
• Crecimiento a tu medida: Disfruta de prestaciones adicionales que se adaptan a las necesidades de tu negocio, acompañándote en cada etapa de tu crecimiento.
• Capacidad Ampliada: Aumenta la eficiencia de tu negocio con más usuarios, extensiones IP, correo de voz y canales, todo adaptado a tus necesidades.

• Funcionalidades avanzadas: Nuestra centralita en la nube optimiza la comunicación con su Caller ID para identificar quién te llama, mejorando la atención al cliente, el CDR para consultar el historial de llamadas y el ACD que dirige las llamadas según la disponibilidad de tu equipo, asegurando una atención al cliente ágil y efectiva.

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