La comunicación empresarial debe ser mejorada para una mejor atención al cliente que genere satisfacción y fidelidad en el mismo, y una gran opción para impulsar esta iniciativa es un conmutador telefónico Cloud.
¿No nos crees? Quédate leyendo este artículo y conoce cómo un PBX Cloud impulsará la telefonía de tu compañía y mejorará tu productividad.
Un conmutador telefónico cloud, también conocido como PBX Cloud o conmutador virtual es un término que se refiere a la telefonía que se distribuye por la nube, es decir a través de internet.
El PBX virtual enruta llamadas dentro de un circuito telefónico empresarial tal como un conmutador tradicional pero su diferencia principal con este es que no es necesario contar con un hardware en la oficina, pues es el proveedor quien administra y mantiene la tecnología para que sus clientes puedan utilizarla.
El conmutador telefónico cloud está alojado en servidores lo cuál representa beneficios para la reducción de costes corporativos y múltiples ventajas adicionales que veremos a continuación.
Con un PBX Cloud, las empresas pueden proveer a sus empleados de una red amplificada que les permita acceder al sistema telefónico desde cualquier lugar.
Dicho de otra forma, los agentes pueden trabajar de forma remota, en la oficina o incluso mientras se trasladan, sin perder la conectividad y teniendo acceso a las funcionalidades de su teléfono.
La nube provee alta disponibilidad por lo que los empleados podrán recibir y realizar llamadas en todo momento.
El conmutador telefónico Cloud es compatible con teléfonos de escritorio, smartphones, tablets, laptops y computadoras de escritorio, lo cual brinda flexibilidad y comodidad y permite realizar integraciones con diferentes aplicaciones que pueden abonar a las funcionalidades de la telefonía.
Los costos de las llamadas a través de un conmutador virtual son más controlables, algunas empresas ofrecen incluir llamadas ilimitadas en ciertos límites geográficos mientras que otras extienden precios predecibles para que el cliente pueda tener control sobre sus gastos.
Las funciones del conmutador telefónico cloud permiten mejorar la calidad de la atención telefónica.
El enrutamiento inteligente, por ejemplo, asegura la ruta y llegada de las llamadas, y la grabación de llamadas para la creación informes detallados que ayudan a identificar áreas de mejora y brindar una atención personalizada y efectiva.
Los conmutadores telefónicos cloud cuentan con integraciones de aplicaciones que permiten a los empleados ser más productivos y eficientes gracias al amplio acceso a la información y la posibilidad de la centralización de las tareas en un mismo dispositivo.
Por ejemplo, si se integra un calendario, será sencillo que el agente programe reuniones en su dispositivo a la par de su llamada sin interrumpir el flujo de la conversación ni necesitar otros sistemas.
Afortunadamente el PBX en la nube tiene una interfaz intuitiva para que sus administradores puedan configurarla de manera sencilla sin la necesidad de contar con conocimientos técnicos avanzados.
Un sistema telefónico moderno como es el conmutador cloud proyecta una imagen más sofisticada de las empresas, lo cual puede mejorar la percepción de los clientes y darle una apariencia más competitiva a la empresa.
Las funciones avanzadas con las que cuenta el conmutador telefónico cloud refuerzan la imagen de innovación tecnológica corporativa.
A continuación revisaremos algunas de las funcionalidades del conmutador Cloud telefónico para que haya mayor claridad respecto a este punto.
PBX Cloud cuenta con diferentes tipos de funcionalidades que se adaptan a las necesidades de los negocios, en nuestras notas anteriores sobre el conmutador en la nube hemos explicado a detalle cada una, por lo que si necesitas conocerlas todas te recomendamos leer:
En esta nota nos centraremos en explicar detalladamente cuatro de las funciones más relevantes del conmutador telefónico Cloud.
El timbrado simultáneo es una función que permite que una llamada entrante suene en varios dispositivos al mismo tiempo.
De acuerdo con las preferencias de la empresa, puede habilitarse este tipo de timbrado para que la llamada se dirija a los múltiples dispositivos del agente y pueda contestar en el que se encuentre disponible.
Esta acción mejora la eficiencia y capacidad de respuesta al cliente lo cual significa una experiencia más gratificante para el mismo.
Además, el timbrado simultáneo permite ser independiente a un solo teléfono, posibilita la movilidad de los agentes y vuelve viable la continuidad de las operaciones, aún si los trabajadores no están en la oficina.
Este tipo de llamada, también conocida como multiconferencia, permite establecer una llamada entre tres o más participantes. Expliquemos su funcionamiento.
Hay dos formas de iniciar una llamada multipartita en los conmutadores telefónicos cloud, la primera es establecerla para varios participantes desde el inicio y la segunda es incluir a un tercero en una llamada que inicialmente era de dos.
Cuando se invita a un tercer participante, se abre una nueva línea de llamada y así se pueden ir incluyendo más participantes poco a poco.
Una vez que el participante atiende la llamada, el conmutador virtual une a todos en una conferencia para poder hablar en un mismo espacio simultáneamente.
Dentro de las llamadas multipartitas, quien gestionó el encuentro es quien tendrá el control de la conferencia y podrá agregar o quitar a los participantes, grabar la llamada o ponerla en espera.
Los participantes pueden identificarse colocando en su perfil su nombre y su foto para crear así una experiencia más personalizada.
Las llamadas tripartitas o multipartitas facilitan la colaboración en tiempo real y mejoran la productividad empresarial además de la eficiencia en las comunicaciones.
El IVR o respuesta de voz interactiva funciona a través de menús de voz configurables en donde la empresa decide las opciones que desea ofrecer a sus clientes.
Puede definirse menús de horario para indicar el laboral, no laboral y marcar los fines de semana.
Adicionalmente es posible configurar tiempos de espera de respuesta y en el caso de que, por ejemplo, el usuario o cliente tarde en responder, se arroje de nuevo el menú.
Ilustrémoslo mejor: Gabriela llama a Servnet y al estar oyendo las alternativas del menú se da cuenta de que no puso demasiada atención por lo que no sabe cuál opción escoger, el tiempo de respuesta se agota y entonces el IVR vuelve a escucharse para ofrecer repetir el mensaje.
La repetición del mensaje es solo una de las opciones pero también puede programarse el direccionamiento directo con un operador general ante la falta de respuesta, el envío al correo de voz o, en contextos donde la privacidad es esencial, terminar la llamada.
La configuración de lo que el IVR va a decir también es configurable, las empresas envían a su proveedor de conmutador telefónico cloud el texto, y este lo convierte en audio en el o los idiomas de la preferencia del cliente.
Si una empresa tiene clientes alrededor del mundo, configurar distintos idiomas en el TTS puede mejorar la accesibilidad y la inclusión, permitiendo que usuarios de diversas procedencias puedan interactuar con el IVR de manera cómoda y eficiente.
Incluir ciertas plataformas dentro de los menús de IVR puede ser beneficioso para satisfacer las necesidades del cliente y resolver mejor sus consultas.
Algunas de las plataformas integrables con IVR son:
Al integrar estas plataformas internas con el IVR, se mejora la capacidad de respuesta y se brinda un servicio más completo y personalizado a los clientes, lo que contribuye a una mayor satisfacción.
La restricción de llamadas tiene diferentes usos, funciona para establecer reglas de cómo, cuándo, dónde y quién puede realizar las llamadas, y es posible aplicarlas en toda la organización o hacia un grupo específico.
Se pueden bloquear números para no realizar ni recibir llamadas de y hacia ellos, con la posibilidad de crear códigos de área restringidos para bloquear llamadas de ciertas ubicaciones. También se tiene la opción de establecer límites de duración de la llamada e incluso se pueden restringir aquellas que sean internacionales.
Su función se basa esencialmente en que cuando una llamada cumple con los parámetros de restricción, el usuario que está intentando ejecutarla es bloqueado en la nube y se le desvía hacia las llamadas no autorizadas.
Creemos que tener un conmutador cloud telefónico es imprescindible para las empresas que quieran estar a la vanguardia y mantenerse competitivas.
Existen diferentes tipos de conmutador, además del PBX Cloud, que pueden ser útiles según el giro del negocio, por lo que te recomendamos analizarlos con cuidado antes de hacer tu elección, compáralos a continuación.
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Tipos de Conmutadores |
Características principales |
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Conmutador telefónico en la nube |
Ofrece las funcionalidades de un PBX tradicional sin necesidad de tener un hardware local. |
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Conmutador de comunicaciones unificadas en la nube |
Su oferta es la integración de canales de comunicación y la facilitación de la colaboración. |
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Conmutador de centro de contacto en la nube |
Contiene funciones avanzadas como la distribución automática de llamadas y la producción de informes y analíticas. |
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Conmutador de comunicaciones empresariales en la nube |
Brinda una solución integral de comunicaciones para empresas, combinando funciones de colaboración, mensajería y movilidad. |
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UCaaS |
Es una solución de nube entregada como servicio que incluye funcionalidades de comunicación y evita que las empresas adquieran infraestructura. |
Si bien todos estos conmutadores en la nube comparten algunas características, cada uno tiene un enfoque y funcionalidades específicas para satisfacer diversas necesidades de comunicación de las diferentes empresas.
A través de esta nota pudiste notar que los conmutadores telefónicos cloud son una solución ideal para las empresas que necesitan una comunicación telefónica de calidad y al margen de las actualizaciones tecnológicas.
Los conmutadores virtuales te ofrecen distintas funciones según su tipo pero en Servnet contamos con una solución integral para satisfacer todas tus necesidades.
Nuestro PBX Cloud, además de todas las ventajas mencionadas en el apartado al inicio del artículo, cuenta con beneficios adicionales como:
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