Correo empresarial: 10 recomendaciones para manejarlo

El correo empresarial es una herramienta esencial en el entorno de negocios actual, porque ayuda con la comunicación y el trabajo colaborativo en los entornos empresariales. 

Sin embargo, su gestión inadecuada puede generar justo lo opuesto: confusión, retrasos innecesarios, pérdida de productividad e incluso afectar la imagen de la empresa. 

En este artículo, compartiremos contigo 10 recomendaciones clave para manejar correctamente el correo empresarial y maximizar su eficiencia, aprovechando al máximo esta poderosa herramienta de comunicación.

1. Utiliza una dirección de correo profesional

Cuando tienes una empresa constituida, debes asegurarte de utilizar una dirección de correo electrónico corporativa que refleje el nombre de tu empresa en lugar de una dirección genérica de proveedores gratuitos. 

Esto es muy importante debido a que podrás transmitir una imagen más profesional y confiable a tus clientes y socios comerciales, además de aprovechar los beneficios adicionales que te puedan ofrecer los proveedores de este servicio. 

De igual manera, debes tomar en cuenta que la dirección de este correo empresarial debe estar asociada a la página web de tu empresa. 

2. Usa una plataforma de correo empresarial confiable

Este es uno de los puntos determinantes a la hora de tener un correo empresarial. Es ideal que elijas una plataforma de correo empresarial confiable que se adapte a las necesidades de tu empresa. 

Plataformas como Google Workspace o Microsoft 365 ofrecen una amplia gama de funciones y características diseñadas específicamente para el entorno empresarial. 

También, si necesitas de un servicio personalizado para tus necesidades, puedes optar por otros proveedores. En Servnet, tenemos el servicio de LinkToMail, con el cual podrás contar con un correo empresarial eficiente y confiable, con precios altamente competitivos.

3. Gestiona tu bandeja de entrada

Una vez que se han realizado los dos pasos anteriores y tienes tu correo empresarial ya a tu disposición, viene el momento de aprender a gestionar de manera eficiente el e-mail. 

La recomendación principal es mantener la bandeja de entrada organizada para evitar la acumulación de correos no leídos o sin procesar. 

Te sugerimos utilizar carpetas o etiquetas para clasificar y archivar mensajes. Puedes ser tan específico como lo desees; puedes crear etiquetas para clientes, proyectos o acciones específicas, lo cual facilitará la búsqueda y la identificación rápida de correos importantes.

El sistema de etiquetado también puede ser empleado para priorizar y seguir el progreso de cada correo, como por ejemplo “Urgente”, “En espera”,“Archivado”. En este proceso no hay límites, ya que se adaptará a tus necesidades.

4. Utiliza plantillas y respuestas predefinidas

Es posible que por tus funciones en muchas ocasiones te encuentres respondiendo o escribiendo correos muy similares. Si esto es algo que te ocurre con regularidad, considera utilizar plantillas o respuestas predefinidas. 

Esta acción te ayudará a ahorrar tiempo al redactar respuestas comunes y estandarizar la comunicación, además de evitar que cometas errores al escribir muy rápido.

Esta función sirve también si vas a estar fuera de la oficina por un período prolongado, ya sea por vacaciones o por viajes asociados al mismo trabajo. 

Puedes redactar correos predeterminados para avisar a colaboradores y clientes que no estarás disponible o, en todo caso, que no podrán encontrarte presencialmente en la oficina. 

Si decides implementar esta recomendación, recuerda que también puedes incluir información de contacto alternativa en caso de que sea necesario.

5. Responde siempre y usa la opción de programación de correos

Para hacer un uso más eficiente de tu correo empresarial, te recomendamos siempre responder tus mensajes de manera oportuna, se recomienda normalmente que estas respuestas se hagan dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. 

Si necesitas un tiempo mayor del recomendado para dar una respuesta más adecuada, envía un mensaje inicial para informar al remitente que has recibido su correo y que estás trabajando en ello.

También puede ocurrir que trabajes en zonas horarias diferentes al del remitente, si este es el caso, puedes recurrir a la opción de programación de correos, para que tu respuesta llegue en un horario apropiado. 

6. Cuida la privacidad de los usuarios

Al hacer uso de un correo empresarial debes tener siempre en cuenta que es posible que trabajes haciendo uso de información sensible y confidencial, ya sea de la empresa o de los usuarios, clientes o proveedores.

Por tanto, evita compartir información sensible a través del correo electrónico, y en el caso de que necesites hacerlo, procura utilizar métodos de encriptación o plataformas seguras para el intercambio de archivos.

7. Evita la jerga y el lenguaje informal

Cuando te comunicas a través de un correo empresarial lo recomendable es mantener un tono profesional a la hora de enviar mensajes.

En el caso de la jerga o argot de un rubro en particular, podría ser aceptable si la persona que te va a leer es de tu mismo grupo profesional y tienes la seguridad de que va a poder entender tu mensaje. Pero si esto no es así, lo mejor es evitar su uso.

Con respecto a la comunicación informal, se sugiere no emplearla cuando envíes correos electrónicos. Usa un estilo de escritura formal y asegúrate de que tus mensajes sean comprensibles para cualquier receptor. 

8. Revisa y verifica antes de enviar tus correos electrónicos

Un error común a la hora de utilizar un correo empresarial suele ser el envío de mensajes incompletos, con errores ortográficos y con poco cuidado de los detalles. 

Por esa razón, una sugerencia importante es que antes de enviar tu mensaje, dediques unos minutos a revisar cuidadosamente el contenido y asegurarte de que no haya errores gramaticales o de ortografía. 

Recuerda que esto puede dar una muy mala impresión de tu profesionalismo y conocimiento, lo cual podría afectar a la percepción que se tiene de tu empresa. 

9. Mantén un asunto claro y conciso

El asunto del correo electrónico es tu primera oportunidad para captar la atención del destinatario. De ahí que debas procurar que el asunto sea claro y relevante, y que pueda resumir el contenido del e-mail. 

Por consiguiente, evita textos largos y confusos; sé claro, directo y conciso al redactar tus correos. De igual forma, organiza el contenido interno en párrafos cortos, utiliza viñetas o listas numeradas para facilitar la lectura, además de todas las herramientas que te puedan facilitar este proceso.

10. Úsalo para dejar evidencia de tu trabajo

En muchos casos, el correo empresarial sirve para hacer seguimiento de la atención que le das a tus clientes. Incluso para tener un registro de las fechas en las que se envió información a proveedores o el equipo de trabajadores de tu empresa.

Si quieres que un mensaje no se pierda en las aplicaciones de mensajería instantánea, el correo empresarial es un gran aliado, ya que puedes compartir información, documentos y realizar seguimientos de proyectos de manera organizada, dejando evidencia de tus labores.

Conclusión

El uso del correo empresarial es de gran importancia para las empresas porque permite una comunicación fluida y eficiente entre los miembros del equipo. Además, muchos servicios ofrecen integraciones con otras herramientas, como los calendarios compartidos y almacenamiento en la nube.

Toma en cuenta que los servicios de correo empresarial suelen contar con medidas de seguridad avanzadas para proteger tus datos y la confidencialidad de tus comunicaciones. 

Estos servicios implementan filtros de spam y antivirus, cifrado de datos y autenticación de dos factores para garantizar la seguridad de tu correo electrónico empresarial.

Esto, sin duda, sirve para tener una buena gestión de tus tareas, pero también para optimizar y mejorar la atención a los clientes.