Cómo llegar a audiencias masivas por llamada. Conecta tu Blaster de Voz

El término audiencias masivas es generalmente utilizado para medios de comunicación como la radio y la televisión, pero resulta que también se puede llegar a ellas por medio de mensajes de voz.

Aprende más sobre cómo las llamadas pregrabadas pueden ayudarte a aumentar tu clientela y al final de la nota descubre como el blaster de voz es un servicio clave para lograrlo.

¿Qué son las audiencias masivas?

Las audiencias masivas son grupos grandes de personas a las que se pretende llegar de manera simultánea a través de un medio de comunicación como pueden ser las plataformas digitales o la televisión.

Enviar mensajes masivos simultáneamente ayuda a maximizar el alcance que estos tienen y al mismo tiempo eficientar tiempo y recursos, además de ayudar a proporcionar rápidamente información crucial.

Este tipo de audiencias alcanzan hasta miles de personas de diferentes demografías, y son comúnmente utilizadas en campañas estratégicas con el fin de incrementar la visibilidad y efectividad de las marcas.

Una manera eficiente de llegar a las audiencias es por medio de llamadas telefónicas promocionales pero gestionarlas para una campaña de audiencias masivas puede ser insostenible, por ello existen herramientas de mensajes de voz automatizados que permiten llegar a un gran número de personas por teléfono, sin necesidad de un agente como responsable de transmitir los mensajes.

Estos mensajes de voz pueden ser utilizados tanto para el marketing de promociones y anuncios como para enviar alertas y notificaciones o comunicar campañas políticas.

¿Cómo las llamadas pueden hacer crecer a tu audiencia?

Las llamadas automatizadas o mensajes por voz son útiles para hacer crecer la audiencia hasta volverla masiva y que en poco tiempo una gran cantidad de personas pueda escuchar el mensaje de la empresa.

Pero ¿de qué manera se puede hacer crecer a la audiencia?

• Promociones y ofertas: los descuentos siempre son un atractivo para llamar la atención de nuevos clientes y también permiten mantener el interés en aquellos que ya consumen nuestros servicios y productos. 
• Contenido educativo: compartir enseñanzas acerca de productos o servicios, le brinda autoridad a las marcas, lo cual mejora su reputación y la calidad de la audiencia.
• Bases de datos gratuitas: consultar estas fuentes sirve para ampliar la lista de contactos, pueden encontrarse  en bibliotecas públicas y la manera de seleccionarlas es saber su target, calificar la oportunidad y planear el mensaje por llamada.

Estos son algunos de los métodos más efectivos para incrementar a la audiencia pero, ¿de qué serviría llegar a un gran número de personas si tu mensaje no será de su interés? A continuación te compartimos estrategias de comunicación efectiva que te ayudarán a llegar a tu audiencia objetivo.

Estrategias de comunicación efectiva para llegar a audiencias masivas

1. Definición de objetivos

Antes de grabar un mensaje de voz para llegar a las audiencias masivas por llamada, es necesario tener bien definidos los objetivos.

Un objetivo claro permite crear mensajes específicos que se alineen con lo que se quiere lograr, asegurándose de que la audiencia pueda comprender el propósito del mensaje que se le envía.

Al establecer los objetivos es posible identificar a quién dirigiremos los mensajes y medir más fácilmente los resultados obtenidos en las campañas. Por ejemplo, si el objetivo de una campaña es que los usuarios llamados interactúen, la métrica a tomar en cuenta en este caso podría ser la tasa de respuesta.

Los objetivos establecen un incentivo claro y permiten la planificación de contenido en un plazo para alcanzar la meta.

2. Utilidad y relevancia

Si bien es importante apostar por las audiencias masivas y aumentar la cantidad de público y clientes, es esencial también que los mensajes que se le envíen sean útiles y relevantes.

Un mensaje que ofrece valor, tiene más potencial para captar la atención de la audiencia. 

Por ejemplo: El partido PRN quiere mandar a su audiencia un spot político por llamada. Su líder de difusión advierte que si desean una buena recepción de la campaña, el mensaje de voz debe ser interesante y pertinente. Al identificar los resultados, PRN se da cuenta de que el 75% de sus contactados escucharon el mensaje hasta el final, lo cual es resultado de la utilidad y relevancia que lograron en su comunicación.

Cuando un mensaje es útil, crea conexión con la audiencia y por ende genera mayor interacción con la campaña y compromiso con la marca. 

Siguiendo el ejemplo anterior, puede que la audiencia que recibió el mensaje de PRN hasta el final, no solo se interesó por lo que tenía que decir sino que además se produjo una afinidad con el partido y lealtad hacia la causa.

La relevancia de un mensaje, por su parte, tiene influencia en la percepción de la marca, pues la audiencia puede aumentar su confianza y credibilidad en ella al verla como experta.

Es preferible que los mensajes ofrezcan soluciones o beneficios útiles para la audiencia, que les motive a tomar acciones.

Por ejemplo si PRN quiere asegurar que su audiencia se vuelva más cercana al partido e incluso vote por él, podría darle valor a su mensajes ofreciéndole a su audiencia asistir a un evento para conocer a los candidatos en persona, una buena estrategia para motivarlos a ir más allá de escuchar un mensaje.

Para hacer mensajes útiles y relevantes, se recomienda:

1. Conocer a la audiencia: sus necesidades, intereses y preocupaciones.
2. Ofrecer información valiosa: consejos, actualizaciones o noticias.
3. Ser claro y conciso: mensajes fáciles de entender y directos.
4. Agregar llamadas a la acción: indicaciones de los pasos a seguir.
5. Personalizar mensajes: colocar nombre de destinatario.
6. No copiar comunicaciones anteriores: contenido actualizado y no repetitivo.

Con mensajes útiles y relevantes, las audiencias reciben información relevante, lo cual es útil para construir relaciones sólidas y duraderas.

3. Segmentación

La comunicación dirigida se centra en tomar en cuenta la diversidad de las audiencias, considerando sus experiencias y necesidades para crear contenido que las satisfaga.

Analizar a la audiencia y segmentarla ayuda a definir su tamaño, el sentido de dirigirse a ella y la retribución que se obtendrá, o dicho de otro modo los ingresos que nos generará comunicarnos con ella.

Para la segmentación es necesario tomar en cuenta:

1. Demografía: ubicación geográfica, edad, género, nivel educativo y ocupación.
2. Comportamiento: intereses y hábitos.
3. Necesidades: inquietudes y problemas específicos.
4. Preferencias: canal de comunicación preferido

4. Programación de llamadas

Ajustar los horarios de los mensajes de voz al horario de disponibilidad de los clientes potenciales aumentará el índice de recepción, ya que el destinatario estará preparado para aceptar la comunicación.

De acuerdo con la segmentación puede planificarse cuándo y cómo se realizarán las llamadas con mensajes específicos para la audiencia masiva.

Esto se logra a partir de la identificación de momentos estratégicos, cuando la audiencia está más receptiva y disponible para responder o al menos escuchar con atención los mensajes.

Si se tiene una comunicación regular y consistente, entonces se tendrá registro de en qué horario es mejor contactar a la audiencia y es posible programar diferentes mensajes para cada segmento de audiencia, adaptando el contenido según las necesidades e intereses de cada grupo.

Con un plan de programación se minimizan los errores y se aparenta más profesionalidad.

5. Consentimiento

Las empresas que manden mensajes de voz por llamada a sus audiencias masivas deben contar con una expresa autorización de cada persona para recibir comunicaciones de su parte.

El consentimiento puede otorgarse a través de formularios de suscripción o durante interacciones previas. 

Las organizaciones deben expresar con claridad para qué se usará la información que recolectan, por qué se solicita el consentimiento, qué tipo de mensajes se enviarán y qué clase de protección recibirán sus datos recopilados.

Igualmente la empresa debe proporcionar a la audiencia el derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento para no recibir más comunicaciones.

Tomar en cuenta el consentimiento de las audiencias ayuda a construir confianza, mejora la tasa de apertura y respuesta, y cumple con los lineamientos legales que existen en muchos lugares.

6. Confidencialidad de la información

Es importante adoptar las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos confidenciales  de los clientes potenciales y la lista de contactos.

Solo las personas autorizadas deberían tener acceso a la información sensible y así mismo procurarle cuidado y respeto.

Es recomendable que solo aquellos que realmente necesiten los datos para realizar su trabajo tengan acceso e identificar para quienes son prescindibles, pues eso permite un acceso más limitado y controlado que evita filtraciones o mal uso de la información.

Para implementar la estrategia de confidencialidad de la información, las empresas deben contar con políticas de privacidad claras y detalladas sobre cómo se recopila, utiliza y protege la información.

El personal de las organizaciones debe estar capacitado para manejar los datos confidenciales a través de herramientas de seguridad como el cifrado y la autenticación, que protegen la información durante la transmisión.

Resulta necesario también mantener monitoreado el uso de la información y realizar auditorías con regularidad para evaluar la efectividad de las medidas de seguridad y atender posibles brechas de seguridad.

7. Tono y vocabulario

El tono y vocabulario que sea empleado en tus comunicaciones debe dar credibilidad y resultar atractivo para los clientes.

La grabación del mensaje de voz debe contar con varias características que te enlistamos a continuación: 

• Tono profesional y amable: el profesionalismo genera confianza en la audiencia y les hace sentir que están recibiendo información valiosa, y el tono amigable completa esta confianza con comodidad.
• Mensaje claro y conciso: emplear un vocabulario claro y directo, sin uso de tecnicismos confusos, hará que las audiencias masivas puedan comprender los mensajes fácilmente. Que sean cortos y vayan al punto mantendrá la atención de los receptores.
• Vocabulario empático y comprensivo: transmitir comprensión a las necesidades y mostrar empatía a las preocupaciones de la audiencia puede ayudar a fortalecer la conexión.
• Llamadas a la acción: motivar a los usuarios a seguir instrucciones para realizar la acción deseada, inspirando confianza y atracción.
• Identidad de la marca: el tono y vocabulario deben ser coherentes con la identidad de la marca para reforzar su imagen y reflejar sus valores.

8. Omnicanalidad

La omnicanalidad se refiere a la integración de múltiples canales de comunicación para ofrecer una experiencia cohesiva al cliente. Esto significa que los mensajes deben ser consistentes y estar disponibles en diferentes plataformas.

Esta coherencia en los mensajes quiere decir que si por ejemplo se está mandando un mensaje por bláster de voz y también se enviará un correo electrónico, ambos deben coincidir en tema y complementarse mutuamente.

Ojo, esto no significa que ambos mensajes sean iguales, sino que debe adaptarse al formato y estilo de cada canal.

La integración de los canales debe contar con una sincronización de esfuerzos para crear una experiencia fluida para el cliente, permitiéndoles interactuar e incluso fomentando una comunicación bidireccional.

9. Seguimiento

El seguimiento permite evaluar la efectividad de los mensajes enviados y mantener el compromiso de la audiencia. Al hacerlo, se refuerza la relación con los clientes y se mejora la tasa de respuesta a futuras comunicaciones.

Es recomendable efectuar un seguimiento dentro de las primeras 24 horas después de que se haya efectuado la llamada, una vez analizadas varias métricas que nos hagan saber si las campañas están rindiendo resultados respecto a los objetivos establecidos en un inicio. 

Lo mejor es medir la tasa de respuesta a la campaña original. Si fue baja, debería considerarse si el seguimiento es necesario o si se requiere una revisión de la estrategia.

Se puede enviar un mensaje personalizado para reiterar la oferta pero este, al ser un mensaje de seguimiento debe ser relevante y aportarle otro valor a la audiencia para evitar que sea percibido como Spam.

Para aplicar esta estrategia es recomendable establecer un cronograma claro para el seguimiento después de cada campaña. Esto puede incluir recordatorios, agradecimientos o información adicional sobre lo ya presentado.

Puede utilizarse la omnicanalidad y utilizar diferentes canales para el seguimiento, como correos electrónicos, mensajes de texto o llamadas adicionales. Esto asegura que el mensaje llegue de manera efectiva y que el medio no sea repetitivo.

Servnet Tip: Aprovecha la información recopilada durante la campaña inicial para hacer el seguimiento más relevante y atractivo.

Aprovecha la herramienta de Blaster de Voz Servnet para llegar a tus audiencias masivas por llamada

Los mensajes o llamadas pregrabadas pueden personalizarse para informar, recordar, alertar o publicitarte con tus audiencias masivas.

Con el Blaster de Voz de Servnet, puedes incluso agregar la función de realizar encuestas, permitir respuestas con teclado y por supuesto recibir un registro de las mismas.

Si la empresa quiere permitir que su audiencia se comunique con ellos después de escuchar el mensaje del Blaster, es posible desviar la llamada con un agente.

Realizar campañas de llamadas con Servnet es más factible debido a que solo aquellas llamadas que entran generan costo, no se necesita una capacitación ardua porque es un sistema bastante fácil de usar y se incluye un panel con análisis e informes detallados de los resultados.

Este servicio puede ser útil para tus campañas de marketing, difusión de promociones o incluso para la fidelización y atención a tus clientes.

Listo, ahora cuentas con los recursos necesarios para llegar a audiencias masivas, solo te hace falta un aliado para impulsar tus campañas y con gusto te ayudaremos a generar tu estrategia. ¡Cotiza ahora!