¿Qué son las comunicaciones unificadas y por qué implementarlas?

¿Sabías que las comunicaciones unificadas son poderosas aliadas de las empresas? Y más aún cuando el propósito de estas es aumentar los ingresos corporativos; una solución que aporta gran valor es la transformación digital y las innovaciones tecnológicas.

Una buena estrategia de comunicación unificada brinda diversas ventajas a las organizaciones; en la era actual el aumento de la competencia  es inevitable, por ello, las empresas continúan buscando maneras de hacerle frente a los cronogramas operacionales, mientras atienden a los clientes con rapidez y efectividad.

Para ello, es necesario que las empresas encuentren un equilibrio entre la reducción de costos y la elevación de la productividad. 

Hoy te hablaremos sobre la importancia de esta solución y cómo puede ayudarte a incrementar la rentabilidad de tu empresa. 

¿Qué son las comunicaciones unificadas?

 

Las comunicaciones unificadas (UC, por sus siglas en inglés) son un mecanismo de integración de las herramientas comunicacionales para optimizar los procesos de una empresa, consisten en unificar todos los medios de comunicación que usa una empresas en un mismo canal. 

Al unificar  telefonía IP para llamadas de voz, SMS, correo electrónico,  videoconferencias, conferencias web, buzón de voz, movilidad, contenido compartido, entre otros, es así como los usuarios son capaces de compartir, acceder a la información y colaborar desde cualquier lugar y dispositivo, es decir, se integran las herramientas de comunicación de una empresa en una sola plataforma o interfaz de usuario común.

El mayor propósito de esta solución como te mencionamos, es facilitar el intercambio de información y de ideas entre las personas en una empresa, garantizando que todo sea más efectivo.

Estas comunicaciones proporcionan comunicación en tiempo real, soluciones de conferencias junto con el chat y la mensajería, integrándolas con aplicaciones comerciales cotidianas mediante las APIs.

Estas soluciones están disponibles como:

• Software para implementación local
• Soluciones alojadas por el partner 
• Servicio (UCaaS, por sus siglas en inglés Comunicaciones unificadas como servicio) de proveedores en la nube 

Un sistema de comunicación unificado se compone por un conjunto de productos agrupados en una sola plataforma y cuenta con herramientas de comunicación:

• Real-time

Estas herramientas efectúan el intercambio de información en tiempo real, es decir, no se necesita esperar mucho tiempo para obtener una respuesta. 

Algunos ejemplos son los chats de mensajes instantáneos, videoconferencias y llamadas de voz mediante telefonía IP.

• Non-real-time

Estos canales requieren una comunicación más pausada, un ejemplo son los mensajes por e-mail.

Es así como una UC hace posible la realización de reuniones entre dos o más participantes mediante el uso combinado de tecnologías.

Otro ejemplo de esto es una videoconferencia, aquí se mandan mensajes instantáneos, reportes por e-mail que permiten la integración de nuevos participantes por audio a través de la plataforma de telefonía IP, entre otros.

Ventajas de las comunicaciones unificadas

Los beneficios que te presentaremos a continuación, ayudan a las empresas a gestionar el tiempo de una manera más eficiente a través de una interacción más rápida, aumentando los niveles de productividad de los empleados, así como la capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes.

• Simplifica el trabajo del equipo de TI

Incorporar un sistema de comunicación unificada, mejora la gestión del tiempo y optimiza la productividad de los equipos de TI, de esta forma, tu área ya no necesitará monitorear diferentes recursos al mismo tiempo, ahora podrán enfocar la atención en las tareas más importantes para el área, ya que la gestión de la información se centrará en una interfaz.

• Eleva la productividad en una empresa

Esta es la dimensión más beneficiada por el uso de las comunicaciones unificadas, puesto que permite que tus colaboradores y gestores utilicen aplicaciones móviles para contactarse.

El resultado es la obtención de información confiable de manera rápida, ya que al tener una comunicación unificada, los trabajadores pueden reducir el tiempo al poder comunicarse por un solo canal.

La movilidad posibilita que el trabajo sea efectuado en cualquier lugar, independientemente del horario, facilitando la implementación de estaciones de trabajo remoto.

• Disminuye notablemente los costos

Más allá del monto necesario para implementar la plataforma unificada, esta solución disminuye los costos relativos a la comunicación interna de la empresa.

Esto se debe a que como la comunicación tiende a ser centralizada por medio del uso de internet, el costo de mantener la plataforma es menor que los costos relacionados con el mantenimiento de diversas líneas telefónicas.

• Mayor seguridad de tu información

Sabemos que uno de los factores que más tiende a preocupar a los gestores, es la protección de los datos y de la información corporativa.

Es así como la comunicación unificada soluciona este problema, pues siempre se crean backups y copias de archivos de manera automática manteniendo seguros los datos, archivos, conversaciones, información empresarial e información de los clientes.

• Movilidad

Se facilita el acceso en todo momento y en todo lugar a las comunicaciones de la empresa, al mismo tiempo que esta solución ofrece a los usuarios la posibilidad de moverse libremente por las instalaciones o fuera de ellas.

• Mejora de la atención al cliente

La integración de aplicaciones de escritorio para empresas, como Microsoft Outlook, Exchange o LDAP y herramientas como sistemas de entrada con intercomunicador, cámara IP y aplicaciones web, brinda los mecanismos necesarios para mejorar el servicio al cliente.

• Optimización de procesos

Al reducir las barreras y promover la integración, la comunicación unificada agiliza y facilita el flujo de información y de trabajo en las organizaciones, abriendo espacio para el desarrollo de ideas más claras e innovadoras, aumentando la experiencia del usuario y servicio a cliente.

Mejorar estos aspectos, se refleja en mejores resultados en términos de rentabilidad, ya que las personas podrán intercambiar información confiable de manera rápida y sin interrupciones, sin ruidos y barreras.

Comunicaciones unificadas para aumentar la rentabilidad

Con base en el estudio realizado por Grand View Research, para 2025 el mercado de las comunicaciones unificadas alcanzará los 167,1 billones de dólares, es por ello, que la adopción de las soluciones UC experimentará niveles elevados debido a los cambios en las dinámicas laborales, a la utilización de la Unified Communications as a Service (UCaaS) y a la virtualización de los datos.

Por otro lado, permiten la realización de negociaciones a distancia, ya que los equipos geográficamente separados, pueden trabajar juntos, formar alianzas comerciales, intercambiar ideas, discutir condiciones y cerrar negocios más rentables.

Esto es posible gracias a las herramientas que te mencionamos anteriormente, real-time y non-real-time basadas en la nube.

Tipos de tecnologías y características de las comunicaciones unificadas

Las comunicaciones unificadas y las herramientas de colaboración a menudo incorporan funciones de comunicación, como el chat en equipo, o se integran con sistemas UC externos para esas funciones. 

Las UC también se superponen con el centro de contacto y las tecnologías, por ejemplo, en forma de distribución automatizada de llamadas, sistemas de respuesta de voz interactiva, chat de vídeo y capacidades de mensajería.

Otros tipos de tecnologías de UC incorporan herramientas de comunicación empresarial en los procesos de negocios.

Los componentes de las UC orientados al usuario incluyen:

• Herramientas basadas en texto, puede ser correo electrónico, mensajes de texto y chat.
• Aplicaciones basadas en voz, puede ser telefonía, correo de voz y audioconferencia.
• Servicios basados ​​en vídeo, puede ser videoconferencia de escritorio, videoconferencia en sala y telepresencia.
• Plataformas de conferencia web, espacios de reuniones virtuales y pizarras interactivas.
• Presencia en tiempo real
• Redes sociales empresariales y plataformas de colaboración

Un sistema de comunicación sólido puede contener:

• Una plataforma o servidor de un solo proveedor o de varios proveedores.
• El intercambio de sucursales privadas tradicional (IP) o basado en la nube (PBX).
• Dispositivos inteligentes, los cuales también son herramientas para el usuario.
• Puertas de enlace de comunicación empresarial, como los controladores de sesión.
• Una unidad de control multipunto (MCU), o puente de vídeo, para videoconferencia, con tres o más puntos finales.
  
  

Conclusión

Ahora que ya conoces qué son y para qué sirven las comunicaciones unificadas, elige la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, para esto, identifica los aspectos que sugieren la incorporación de estos sistemas, verifica si la solución puede ser utilizada en conjunto con los sistemas internos y analiza su usabilidad.

Recuerda que otro de los principales beneficios de unificar tus comunicaciones es que existe una optimización real de las comunicaciones, ya que hay un contacto más directo, tanto interno como externo. 

Es así como todos tus empleados podrán acceder más fácil a la información, dando un plus en la atención al cliente, ya que puedes acceder de forma rápida a toda la información que tengas en la empresa de tus clientes, lo que radica en un aumento de la productividad. 

Los servicios de comunicaciones unificadas, además, al tener todos los canales integrados, cuentan con un solo proveedor para todas tus comunicaciones, es decir, si surge cualquier problema con tu programa de unificación de las comunicaciones, solo tienes que contactar a tu proveedor y solucionar el problema.   

Las comunicaciones unificadas son el camino para aquellas organizaciones que desean optimizar sus procesos de negocio. 

Mientras el sistema continúa evolucionando desde los entornos de escritorio tradicionales hacia una población laboral cada vez más móvil, esta solución de comunicación se vuelve necesaria para ayudar a las empresas a comunicarse de una manera eficaz, en todo momento y en todo lugar.