RPA, la herramienta ideal para acelerar la rentabilidad de tu negocio

La actualidad trajo muchos cambios acompañados de medidas adoptadas por las empresas, organizaciones, gobiernos y sociedades en todo el mundo, cambios que nos traerán una realidad muy distinta a la que ya conocíamos.

Actividades que anteriormente estaban bajo la responsabilidad de otras áreas, hoy forman parte del trabajo de los financieros.

Una de dichas tareas, es poder identificar oportunidades de optimización de costos, con el objetivo de maximizar la rentabilidad, cumplir expectativas de los accionistas y tener mayor capital de inversión para poder adaptarse a los nuevos enfoques que el mercado exige.

Las empresas que han adoptado tecnologías como la inteligencia artificial, el machine learning y la automatización robótica de procesos, necesitan acelerar la implementación de métodos para ahorrar recursos, proveer productos más rápido y mantener a flote las operaciones durante períodos de incertidumbre como el año 2020. 

La producción industrial registró una caída considerable en muchos países, aquí en México, el Indicador Mensual de la Actividad Industrial (IMAI) cayó 7.5% en septiembre de 2020 en comparación anual, es por ello que la RPA (Robotic Process Automation) es la solución para aumentar el rendimiento empresarial.

¿Qué es RPA?

De acuerdo con el Instituto para la Automatización Robótica de Procesos e Inteligencia Artificial (IRPAAI), RPA es la tecnología que permite configurar un software para controlar e interpretar las aplicaciones ya existentes, como los procesos de una transacción, la manipulación de datos y la comunicación entre los sistemas digitales.

RPA te permitirá automatizar una serie de tareas predecibles, medibles y configurables, una se adapta a cualquier proceso interno y funciona al interactuar e imitar a las personas que ejecutan las tareas.

Cambiar los procesos manuales que requieren tiempo, por flujos de trabajo rápido y con margen menor de error, es la solución para tu empresa; si lo que deseas es mantener a tus finanzas sanas y las operaciones sólidas luego del golpe financiero y económico que ha significado 2020 y 2021 a nivel mundial.

Esta herramienta te abre la posibilidad de poder automatizar procesos repetitivos, tediosos y predecibles haciendo que el capital humano de tu empresa dedique sus esfuerzos en tareas y toma de decisiones más importantes.

¿Dónde puedes utilizar este método? En innumerables entornos y procesos como:

• Tareas repetitivas que se ejecutan más de 60 veces al día.
• Reportes periódicos para la toma de decisiones y de análisis de datos.
• Envío masivo de correos electrónicos y extracción de información de fuentes alternas.
• Transformar datos en modelos gráficos y/o de decisión.
• Transacciones de aplicaciones ERP.
• Mantenimiento preventivo de sistemas integrales.

Los robots ya están ahorrando a las empresas cantidades considerables de tiempo y dinero, en algunos casos, el RPA es quince veces más eficiente que los seres humanos y ofrece una oportunidad de reducción de costes del 15% al 90%.

¿En qué consiste el RPA? 

RPA engloba tres principales conceptos:

• Softwares de RPA
• Tecnología Cognitiva
• Inteligencia Artificial

Estos aspectos son una gran alternativa para reducir o eliminar cargas de trabajo de las personas en grandes procesos de back office, se pueden integrar de forma poco invasiva en los entornos IT de tu empresa, con casi cualquier aplicación existente en los procesos.

¿Qué procesos puede acaparar RPA?

Las aplicaciones de RPA requieren trabajo para ejecutar sus funciones, ya que los robots necesitan reglas específicas para llevar a cabo tareas donde la precisión es fundamental.

La escala de robotización permite ejecutar los siguientes procesos:

• Específicos 

Son tareas transaccionales técnicamente sencillas y repetitivas, que forman parte de una función más grande dentro de una empresa.

• Multifuncionales 

Son procesos similares a los específicos, ya que se ejecutan a través de diversas funciones en una organización; la coordinación de varios robots permite la optimización de los procesos actuales.

• Integrales  

Son procesos más complejos, requieren la integración de robots en todas las etapas del mismo, agilizando y optimizando su gestión.

Bots de RPA 

Se dividen en atendidos y desatendidos en función de las necesidades, estos robots automatizan tareas para mejorar la calidad de tus procesos y por ende, aumentar la satisfacción tanto del cliente final como de tus empleados.

Funcionan sobre los sistemas que ya se encuentran establecidos en la empresa, es decir, no alteran lo que ya está establecido, simplemente lo mejoran. 

Se mueven mediante distintas interfaces como lo haría un trabajador normal, a esta ventaja se le añade que pueden ser:

• Bots de RPA atendidos 

Es un robot software que trabaja de forma conjunta con personas, de manera que les ayuda a completar ciertas tareas o procesos de forma automática, básicamente, simplifica un flujo de trabajo.

• Bots de RPA desatendidos

Es un robot software que trabaja de forma independiente, no necesita de un agente humano para que lleve a cabo su tarea, estos normalmente realizan las tareas de back-office.

Tanto los bots atendidos como desatendidos no son excluyentes, por lo que puedes utilizarlos de manera combinada.

La robotización de procesos atendida permite que tus empleados optimicen los procesos que llevan a cabo de cara al usuario o cliente, es decir, se facilita la tarea del empleado y se mejora el servicio brindado al cliente.

Por otro lado, con la automatización de procesos desatendida, puedes manejar todos los datos necesarios para los procesos administrativos, mejorando y simplificando el trabajo interno de tu empresa.

¿Para qué usar RPA?

1. Para reemplazar la introducción manual de datos para los recursos empresariales de planificación (ERP) y otros sistemas.
2. Para realizar búsquedas multipantalla en tareas de facturación.
3. Para manejar cambios de dirección y tareas similares que precisan múltiples actualizaciones en el sistema.
4. Para validar las credenciales profesionales y la elegibilidad de los miembros en tu empresa.
5. Para confirmar operaciones financieras.
6. Para procesar reclamaciones y tareas de suscripción.
7. Para verificar la elegibilidad financiera.

¿Qué hará RPA en tu empresa?

Tienen el mismo conjunto de habilidades que las personas y algunas extras, ya que pueden interactuar con cualquier sistema o aplicación. 

Pueden copiar y pegar, extraer datos web, hacer cálculos, abrir y mover archivos, analizar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, conectarse a APIs y extraer datos no estructurados, se pueden adaptar a cualquier interfaz o flujo de trabajo.

1. Disminuir los costos entre un 50 % y un 70 % para las tareas repetitivas.
2. Reducir un 10 % los errores de las áreas manuales. 
3. Aumentar la precisión en el procesamiento al eliminar la intervención manual.
4. Facilitar la productividad continua. 
5. Acelerar los procesos, ya que se pueden completar tareas hasta 5 veces más rápido que cuando las realizan los empleados humanos.
6. Reasignación de personal a trabajos innovadores y de mayor prioridad mediante la automatización de hasta el 45 % de las actividades laborales.

RPA y los mitos sobre la automatización

Existen algunos conceptos erróneos sobre el RPA, aquí te dejaremos algunos aspectos a considerar.

• Requieres una buena cantidad de robots para que valga la pena

Uno de los principales atractivos de RPA es la capacidad para automatizar la long tail o cola larga de los procesos de bajo volumen o de bajo valor que no sería económico para abordar a través de otros medios.

• Los robots son infalibles

Es verdad que pueden trabajar las 24 horas de los 365 días, sin embargo, pueden llegar a cometer errores debido a la poca calidad de los datos de entrada, además, los robots carecen de sentido común y no son capaces de identificar errores básicos.

• Los robots reemplazarán al personal

Esta frase puede provocar temor en la sociedad actual y no es para menos, suena a que llegaron a quitarnos el trabajo, pero esto es totalmente falso, los robots no reemplazan, sino que mejoran la eficiencia y la efectividad de la fuerza de trabajo en lugar de eliminarla. 

Lo que da como resultado que las personas puedan quedar liberadas de tareas rutinarias y pueden reorientarse hacia actividades más valiosas o gratificantes.

Conclusión

RPA es más que una solución ante situaciones de emergencia y su implementación forma parte de las estrategias de largo plazo que tu empresa debe considerar para el futuro después de la nueva normalidad.

Libera a tu equipo de tareas comunes, laboriosas y repetitivas, para que puedan centrarse en un trabajo de mayor valor con la automatización de procesos robóticos, recuerda que cuanto mejor sea la integración de tu infraestructura humana y tecnológica, mayor será el beneficio empresarial.

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