SaaS: ¿Qué es y cuáles son sus ventajas?

Seguramente, recuerdas que, hace muchos años, se empleaban los CD-ROM para instalar programas en el ordenador, ¿cierto? Esto quedó en el pasado porque hoy en día la tendencia apunta a la computación en la nube. 

Esta tecnología permite tener acceso a diferentes tipos de software desde la web, por medio de un modelo llamado SaaS (Software as a Service). Tal vez este término suena a algo nuevo o algo que desconoces, pero no es así y pronto vas a darte cuenta.

El mercado de SaaS representa una oportunidad muy grande y valiosa, pero para poder explotarla es necesario conocer un poco sobre sus complejidades y dinámicas. Justo eso es lo que vas a aprender en este artículo. 

Si quieres saber qué es SaaS, en qué consiste, para qué sirve y qué ventajas brinda a los usuarios, aquí te explicamos todo lo relacionado con el tema, que es crucial actualmente. 

¿Qué es SaaS?

SaaS es el acrónimo en inglés de Software as a Service, que en español sería software como servicio. 

Este concepto surgió aproximadamente en el año 2000 y se asocia con un ensayo realizado por Tim O’Reilly, un autor de Irlanda que ha sido impulsor de los movimientos de código abierto. 

Se trata de un modelo de distribución de software que, a diferencia del tradicional, funciona gracias a que un proveedor externo aloja aplicaciones y las pone a disposición de los usuarios por medio de internet. 

Antes, todo el software se adquiría e instalaba localmente en un dispositivo, pero con este modelo todo queda en la nube, pudiendo acceder a través de la red mediante una suscripción. 

Todos los elementos que conforman al software, es decir, secuencia de comandos, algoritmos y códigos, así como la parte del hardware, permanecen sin modificaciones y son administrados y mantenidos por el proveedor de software. 

Algunas de las plataformas más conocidas de SaaS son Netflix, Amazon Prime, Dropbox, Drive, Slack, Spotify, entre muchas otras, que han tenido un gran éxito, convirtiendo a la industria SaaS en un modelo distintivo de la economía digital moderna. 

Así surgió SaaS

Durante la década de los 60, los ordenadores mainframe se conectaban a terminales básicas que compartían el software de mainframe, que es un sistema de prestación de software conocido como tiempo compartido.

Alrededor de 1980 las computadoras fueron a la baja con sus precios, por lo que algunas empresas optaron por crear su propia versión local de tiempo compartido, misma que recibió el nombre de red local (LAN). 

En este modelo, los negocios se encargaban de la administración y suministración del hardware y de la red. 

Para 1990, los proveedores empezaron a diseñar software buscando, principalmente, que los clientes pudieran acceder a él por medio de una conexión a internet. Así fue como surgió el predecesor de SaaS: el modelo proveedor de servicios de aplicaciones (ASP).

Sin embargo, este presentaba importantes limitaciones; una de las principales es que cada usuario requería de su propia versión del software, lo que quería decir que se tenía que instalar el software en cada computadora de los usuarios, suponiendo tiempo y dinero. 

Viendo las nuevas necesidades de los usuarios y empresas, hacia finales de 1990 surgieron las primeras soluciones SaaS, que proporcionaban un rendimiento mucho mayor que el de ASP. 

¿Por qué? Porque una sola instancia de la aplicación era útil para varios usuarios. La instalación local del software quedó en el pasado y, además de todo eso, brindó un modo de sumar, recopilar y centralizar datos valiosos de aplicaciones. 

Para qué sirve SaaS

En años pasados, existía una molestia o queja constante por parte de emprendedores y empresas grandes, que iba hacia la cantidad de softwares que tenían que adquirir para llevar a cabo funciones diferentes dentro de sus organizaciones. 

Por ejemplo… un software para tener un control del inventario, otro para emitir las facturas, otro para el flujo de caja y un largo etcétera que parecía no tener fin para mucho. 

Todo esto significaba comprar software, pagar las licencias, tener ordenadores para recibirlo y contar con un servidor apto para interconectar a diferentes usuarios dentro de una empresa. 

A todo esto se tenían que sumar las tasas de manutención, que no eran bajas, y de actualización para que todas las soluciones funcionaran de manera óptima… no era nada fácil el proceso. 

Teniendo esto en mente, buscando la simplicidad para los clientes y acabar con su insatisfacción, surgió la idea de crear el software como servicio. 

El fin principal era lograr que las compañías ya no necesitaran comprar, pagar la licencia y mantener optimizado y actualizado el software. Todo eso quedó atrás con SaaS. 

Los programas, a través de este software como servicio, se encuentran en internet, por lo que solamente tienes que acceder y comenzar a utilizarlo. No hace falta tenerlo instalado en tu ordenador o dispositivo. 

¿Qué son las empresas SaaS?

Ya conoces el proceso de SaaS, pero… ¿cómo es posible este tipo de tecnología? Gracias a las empresas SaaS.

Se trata de organizaciones que se dedican a la creación, el desarrollo, el alojamiento, la comercialización y el mantenimiento de softwares considerados como servicios. 

Estas se encargan de mantener en óptimas condiciones la estructura del sistema y ponerlo a disposición de sus clientes, garantizando también protección y seguridad para que las personas confíen en sus productos. 

Contar con una empresa SaaS permite acceder al mercado global y el negocio es escalable sin que se tenga que incrementar el costo de entrega del producto, lo que es un beneficio importante. 

Aunque es relativamente frecuente que las empresas compartan el mismo nombre que sus productos, no se deben tomar como sinónimos empresas SaaS y productos SaaS. 

Las empresas SaaS no solo crean y desarrollan productos, sino que le dan mantenimiento y realizan muchas más operaciones, relacionadas con marketing, ventas, customer success, etcétera. 

¿Cómo funciona SaaS?

En el modelo SaaS, el software se provee como servicio por medio de internet de una manera centralizada.

Los usuarios que lo adquieren tienen que crear cuentas individuales y todos los costos generados se facturan de manera mensual o anual, según las opciones y la decisión de quien contrata el servicio. 

Las aplicaciones como tal no se ejecutan en determinado equipo, sino que son online. Todo el proceso de mantenimiento y actualización queda en manos del proveedor y no de los clientes, lo que es un gran alivio para los usuarios, quienes únicamente se limitan a acceder al software a través de un navegador.

Solamente necesitan un dispositivo con conexión a internet para iniciar sesión y comenzar a recibir el producto contratado. 

Algunos de los programas de SaaS más utilizados y solicitados son los gestores de proyectos, los gestores de contenidos (CMS), los e-commerce, los gestores de relaciones con clientes (CRM), entre muchos otros. 

Los clientes pueden utilizar interfaces de programación de aplicaciones (API) para conectarlos con algunas otras funciones según sus necesidades y requerimientos de manera muy práctica y sencilla. 

La mayoría de las aplicaciones SaaS funciona a través de suscripciones para otorgar las licencias de software, dando acceso a cada cuenta por el tiempo pactado a partir de la contratación. 

Productos SaaS

Hay mucha variedad en cuanto a las aplicaciones SaaS disponibles, tanto en tamaño y forma, como en el modo en que sirven a varios propósitos u objetivos. Entre las categorías más destacadas se encuentran las siguientes:

SaaS colaborativos

Son softwares que ayudan a mejorar el modo de trabajo de los equipos en conjunto. Este tipo de programas facilita distintos procesos, como la realización de videoconferencias o el envío de mensajes. Asimismo, permiten la colaboración simultánea. 

Algunos ejemplos son BaseCamp, Zoom, Google Meet y Slack. 

SaaS empaquetados

Son productos que permiten una mejor gestión de un proceso en específico dentro de una organización. Por ejemplo, potenciar la participación de colaboradores, reforzar las relaciones con el cliente o incrementar la productividad de ventas o marketing. 

Entre este tipo de SaaS, se encuentran Salesforce y HubSpot, que ofrecen herramientas para la correcta gestión de los diferentes departamentos dentro de una agencia o negocio para mantener un control de la relación con los clientes. 

SaaS técnicos

Brindan herramientas para mejorar u optimizar procesos técnicos o de desarrollo. 

Un ejemplo es CloudSponge, que permite que los desarrolladores puedan incluir un importador de contactos en sus productos de manera fácil. 

Esta es la clasificación popular o general, pero otros autores o inversionistas, como Tomasz Tunguz, proponen algunas otras categorías en función del valor que otorgan los programas SaaS (incremento en la productividad, reducción de costos, etcétera). 

Software on-premise vs SaaS

A continuación, te vamos a resumir las principales diferencias entre el software convencional y el software como servicio para que quede mucho más claro el concepto. 

Software on-premise

• Hardware desde la oficina.
• El software debe instalarse en cada equipo de la empresa y actualizarse. equipo por equipo cada vez que salga algo nuevo.
• Debes adquirir diferentes licencias según el producto en cuestión.
• Incompatibilidad con algunos equipos.
• Servidor único sin respaldos.
• Debe pagarse por todo el mantenimiento de la infraestructura.
• Están fuera del alcance de empresas pequeñas.

SaaS

• Los servicios están en servidores externos.
• No es necesario instalar software y las actualizaciones son automáticas.
• Existe una suscripción fija que incluye las herramientas contratadas.
• El software es compatible con múltiples dispositivos.
• Múltiples servidores y respaldos en la nube automáticos.
• Pago basado en el uso que se le da al servicio. 
• Está al alcance de todo tipo de negocios.

Ventajas del modelo SaaS

Ahora que ya sabes qué es el modelo SaaS, para qué sirve, los tipos de SaaS que existen y las diferencias, entremos a uno de los temas más importantes: los beneficios y las ventajas que brinda. 

• 1. Ahorro en costos de utilización

Como se mencionó en apartados anteriores, cuando empleas el modelo SaaS no es necesario que compres el software, obtengas la licencia y cuentes con un ordenador o dispositivos específico para la actividad que deseas llevar a cabo.

Puedes acceder a los programas desde cualquier dispositivo con conexión a internet y, además, evitas gastos por mantenimiento, el cual es otorgado de manera periódica por el proveedor.

Asimismo, al tratarse de softwares ya configurados, las empresas ahorran también tiempo, pues pueden empezar a utilizarlos y operar de una manera mucho más rápida, teniendo todo de manera automática. 

• 2. Acceso en cualquier sitio

Los softwares del modelo SaaS se alojan directamente en la nube, sin que se necesite de un ordenador físico que lo mantenga. Esto brinda agilidad, practicidad y usabilidad. 

Al solo solicitar una conexión a internet estable para acceder a los programas, tienes total libertad de acceder a los softwares, incluso, cuando estás de viaje o a cientos de kilómetros de la sede de tu compañía. 

Gracias a los avances en cuanto a la cobertura de red inalámbrica, los sitios en los que puedes acceder a servicios SaaS es cada vez más amplia, lo que también genera más posibilidades de uso. 

Las plataformas de SaaS suelen tener altos índices de adopción, aunado a que prácticamente no se necesita de ninguna capacitación y, de ser necesaria, suele ser rápida. 

• 3. Adaptabilidad para cubrir las necesidades del cliente

Otra de las grandes ventajas del modelo SaaS es que se adapta perfectamente a lo que necesites en tu empresa, pudiendo ampliar o reducir los paquetes, aumentando su eficiencia y logrando una personalización adecuada. 

Las empresas siempre buscan crecer con el paso de los años, por lo que es probable que el número de la plantilla de trabajadores vaya creciendo. Esto no es impedimento para SaaS. 

Lo anterior, debido a que la mayoría de servicios brinda diferentes opciones con distintas funciones, número de usuarios, herramientas y demás elementos que son clave para saber elegir el producto adecuado. 

• 4. Actualizaciones automáticas

A diferencia de los softwares tradicionales, con SaaS no tienes que invertir en las actualizaciones pagando tasas elevadas. 

El proveedor del servicio gestiona todas las actualizaciones, eliminando la necesidad de descargar e instalar la aplicación. Asimismo, este se encarga de la disponibilidad.

Los clientes no tienen que agregar hardware, software, ni ancho de banda conforme vaya creciendo la base de usuarios, debido a que el programa se encuentra alojado en internet. 

• 5. Fácil integración con otros sistemas

Los sistemas de SaaS brindan a las empresas la posibilidad de integrarlos con otros programas. 

Los usuarios no tienen que hacer nada para esto, pues el software está diseñado para permitir desde ya esta integración de manera rápida y muy sencilla.  

De esta forma, las empresas pueden cubrir sus necesidades de manera mucho más global y completa sin tener que complicarse la existencia. Automáticamente se integran y pueden tener acceso a todas ellas en conjunto. 

• 6. Garantiza la continuidad del negocio

Proteger tus aplicaciones, soluciones y sistemas es una parte vital dentro de la planificación de la continuidad de una empresa. 

De presentarse un desastre natural, fallas en el proveedor de energía o cualquier otro problema, SaaS te garantiza una solución y que tu empresa va a poder continuar con la operación y mantener la información bien protegida.

Para retomar actividad únicamente necesitas un dispositivo inteligente y una conexión a internet para tener acceso a las soluciones ofertadas por este modelo, minimizando el tiempo de inactividad y pérdida de productividad. 

El mayor desafío que enfrenta el modelo de negocio SaaS

A pesar de todos los beneficios y las ventajas que hemos visto que ofrece el modelo SaaS, tiene algunos desafíos por delante para seguir creciendo y llegando cada vez a más mercados: convencer a los clientes de que centrar sus datos en la nube es seguro. 

Las pequeñas y medianas empresas suelen no ver un impedimento en el empleo de SaaS porque la economía generada es significativa, especialmente para negocios de ese tamaño. 

Sin embargo, las organizaciones más grandes suelen tener cierto temor de almacenar datos o información confidencial en la nube. Muchas organizaciones creen que es más seguro mantener los archivos en las manos, en ordenadores específicos. 

Por lo anterior, el mayor desafío de las empresas que brindan software como servicios es mostrar que la tecnología alojada en la nube cuenta con la seguridad suficiente, la cual va mejorando cada día, para que sus clientes se sientan a salvo y adquieran sus productos.

Cómo lograr el éxito por medio del SaaS

El SaaS es un modelo diferente al de los softwares convencionales, lo cual no puedes perder de vista al usarlo, pues es importante tratarlos de manera diferente para lograr resultados. 

Para tener una buena y fructífera experiencia con el SaaS, es importante que tomes en cuenta los siguientes elementos.

1. Da seguimiento al uso de los productos

Aprovecha que el modelo SaaS proporciona hechos y estadísticas sobre tus clientes y siempre revísalos e investiga para tratar de comprender al cien por ciento a qué se refiere cada una de las métricas o resultados que arroja. 

Esto te va a permitir saber si vas por un buen camino con la utilización de los softwares o si es necesario realizar algunas modificaciones, por pequeñas que sean. 

A veces un cambio que podría considerarse mínimo potencia resultados y hace que se logre un éxito mayor. 

2. Ve más allá de la implementación del SaaS

Teniendo en cuenta que el software como servicio elimina gran parte del trabajo del comienzo, como la instalación, el mantenimiento y las actualizaciones continuas, es importante que no se pierdan de vista otros elementos clave.

Aunque ya tengas todo lo del software perfectamente dominado y te funcione bien, continúa implementando ofertas atractivas y desarrollando estrategias de marketing o ventas en tu empresa para potenciar los resultados.

Para lograr el éxito, es fundamental no conformarse con tener buenos resultados, siempre hay que ir por más. 

3. Emplea feedback con tus clientes

El mundo digital y del internet cambia de manera constante, por eso es importante que, cada determinado periodo, evalúes qué tan funcional sigue siendo el servicio SaaS que recibes y, en caso de perder calidad, realizar el cambio. 

Te puedes ayudar de los comentarios recibidos por tus clientes, pero para eso tienes que ser capaz de abrir un canal de comunicación y nutrirlo para que tengas la confianza suficiente para darte su punto de vista.

De esta forma, es mucho más fácil que detectes los errores y que puedas darles una solución adecuada.

Conclusión

El modelo SaaS ha llegado para cambiar significativamente la manera de trabajar de las pequeñas y medianas empresas, permitiéndoles tener acceso a tecnología que en años pasados era impensable por el costo que significaba mantener un servidor propio. 

Pero no solo ha traído beneficios y ventajas para los negocios de tamaños no tan grandes, sino también para organizaciones con un nivel más alto, pues facilita la difusión de compañías que son capaces de posicionarse de manera abrupta y modificar la forma en que hacen las cosas dentro del sector o nicho al que pertenecen. 

Hoy en día, los servicios de streaming, como Netflix, Amazon Prime y demás plataformas, han tenido un gran auge… ¿Por qué? Porque los servicios que brindan son rápidos gracias al software y a la infraestructura como servicio que utilizan.

Este permite un flujo de datos estable y rápido aunque la conexión a internet de los clientes no sea la mejor ni la más veloz. 

Lo único que debes tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de SaaS son estos factores:

• Entender las necesidades únicas de tu negocio o empresa. 
• Las necesidades tecnológicas que tienes.
• Los beneficios que va a traer esta inversión en futuras iniciativas.
• Verificar el nivel del servicio (tiempo de respuesta, calidad, soporte, etc.).

Una vez definido esto, puedes pensar en las mejores opciones de empresas SaaS y elegir a aquella que mejor se adapta a tus necesidades. 

¿Todavía dudas de cuán importante es dar el salto al modelo SaaS? Escríbenos y daremos respuesta a todas tus dudas para que te decidas de una vez por todas.