Telefonía en la nube: qué es y por qué elegir este servicio

La telefonía en la nube  juega un papel fundamental dentro de las organizaciones dedicadas a la venta de productos y servicios para generar conexión con el cliente y poder comunicar las ofertas con mayor facilidad.

Es un hecho que hoy en día el sistema de telefonía funciona muy diferente que hace veinte años, pues ha sido necesario generar adaptaciones alineadas a la actual revolución tecnológica.

Como seguro ya sabes, la Nube, conocida también como Cloud, ha significado un cambio absoluto en la gestión de datos empresariales, ya que ha facilitado procesos y optimizado la productividad.

¿Cómo podría la nube jugar un papel dentro de la telefonía? A continuación te contamos más acerca de esto.

¿Qué es la telefonía en la nube?

La telefonía en la nube es un servicio de voz que ofrece diferentes funciones destinadas a facilitar el trabajo a los empleados de las empresas.

Lo que principalmente distingue a este servicio de telefonía es que, gracias a que se encuentra en la nube, es posible acceder a él de manera remota desde cualquier lugar, siempre y cuando se cuente con una conexión a internet.

Imagina que un cliente llama al servicio de atención al cliente para obtener información sobre un servicio. En este escenario, la llamada se enruta automáticamente al softphone del encargado de esa área, incluso si se encuentra fuera de la oficina o en otro país. Este dispositivo, conocido como 'softphone', es una aplicación que permite realizar llamadas a través de dispositivos como laptops, smartphones o tablets. De esta manera, el personal puede atender las llamadas de manera eficiente, independientemente de su ubicación física.

Las organizaciones se suscriben o contratan el servicio y este es gestionado en un host de terceros. Es decir, las funciones operan a través de un proveedor dentro de la red.

En seguida ahondaremos en su funcionamiento.

¿Cómo funciona?

La telefonía en la nube funciona a través de internet, en donde se procesan paquetes de datos digitales, provenientes de señales de voz analógicas.

Dicho de otro modo, se toman fragmentos de la onda de audio y se extraen valores numéricos de los mismos. Estas muestras se envían en paquetes a través de la red de internet y se ensamblan para llegar al receptor.

Esta conversión, que facilita y mejora los procesos de datos, proporciona diferentes beneficios, entre los cuales los más destacados son:

• El  nivel de almacenamiento: debido a que los datos digitales ocupan menos espacio, la capacidad de almacenamiento es mayor.

• La calidad de sonido: como consecuencia de la digitalización, el sonido es constante y sin degradaciones de audio durante la transmisión.

• El procesamiento y la manipulación: gracias al software, pueden realizarse modificaciones y correcciones con facilidad.

• Compatibilidad: el servicio es flexible, y se alinea y adapta a la infraestructura en la red y a las TI, así como a las aplicaciones y los servicios en línea.

Esto seguramente te suena muy parecido a VoIP, a continuación te explicamos por qué.

Telefonía en la nube vs. Telefonía VoIP

Como mencionamos anteriormente, la telefonía en la nube opera de manera similar a la tecnología VoIP. De hecho, la VoIP está integrada en la telefonía en la nube.

Básicamente, ambos servicios necesitan una conexión a internet para sus funciones de transmisión de voz. Sin embargo, hay tres puntos diferenciadores evidentes.

¿Qué servicios incluye la telefonía en la nube? 

Los servicios que obtengas a través de la telefonía en la nube podrán variar de acuerdo al plan que te ofrezca tu proveedor o a las necesidades que tenga tu empresa.

De manera general, tu servicio de telefonía en la nube podría incluir:

• Videoconferencias: que serán de utilidad para organizar reuniones virtuales en tiempo real con múltiples usuarios.

• Mensajería instantánea: en donde los empleados podrán acceder a un chat interno y comunicarse por textos con los clientes, también en tiempo real.

• Vinculación del teléfono con el correo electrónico: con ella tendrán la posibilidad de gestionar mejor la comunicación a través de la integración del correo con la telefonía. 

• Gestión de contactos: se facilita la administración de contactos y agendas para las llamadas.

• Integración de aplicaciones empresariales: se adapta perfectamente a las aplicaciones empresariales y sistemas de gestión de clientes.

• Enrutamiento: el servicio de centro de llamadas facilita la gestión y direccionamiento de llamadas de los usuarios a las áreas apropiadas.

Como puedes ver, la telefonía cloud ofrece servicios que favorecen considerablemente a las empresas, pues presentan una oportunidad para potenciar la productividad.

Pero además de esto, el servicio ofrece beneficios adicionales que te permitirán vislumbrar por qué sería viable elegirlo.

Beneficios de la telefonía de la nube

Adaptabilidad

Los servicios telefónicos en la nube guardan copias de seguridad, lo cual evita la pérdida de datos por problemas de conexión, esto significa mayor resistencia y confiabilidad.

Contacto directo

Los enrutadores de llamada permiten mantener un único número de contacto que se conecta con el experto más adecuado para satisfacer las necesidades del cliente, garantizando así una atención personalizada y de alta calidad.

Optimización

Debido a que tu contratación del servicio de la telefonía de la nube será provista por terceros, tendrás la ventaja de que estos se encarguen del monitoreo, las actualizaciones y el mantenimiento de la infraestructura.

Adicionalmente tendrás accesibilidad para supervisar y administrar dichas actualizaciones o modificaciones que realicen.

Ahorro

En virtud de que todo estará internado en la nube, será posible prescindir de equipos físicos y, adicional a esto, las tarifas para las llamadas a larga distancia disminuirán.

Flexibilidad

Facilita el trabajo remoto, ya que los empleados pueden recibir y realizar llamadas desde cualquier ubicación.

La telefonía en la nube marca un antes y un después para la comunicación, ha venido a hacerle frente a los avances tecnológicos y a ofrecerle a las empresas un sistema rentable y adaptable.

Sin embargo, resulta importante que antes de contratar este servicio revises si es apto para tu compañía y se adecúa a sus necesidades y metas.

¿Por qué elegir la telefonía en la nube?

En un mundo empresarial en constante evolución, la elección de la telefonía adecuada para tu empresa se ha convertido en una decisión crítica. 

La telefonía en la nube, con todas sus ventajas y consideraciones, es una opción que cada vez más empresas consideran. ¿Pero cómo saber si es la elección ideal para tu organización?

En este apartado, analizaremos diversos aspectos que debes tener en cuenta al evaluar si la telefonía de la nube es la elección correcta para tu empresa. 

Migración de datos

Si cuentas actualmente con telefonía convencional, toma en cuenta que migrar tus datos a la nube no será tarea fácil. Si bien servirá para optimizar tus operaciones, posiblemente tendrás que afrontar un proceso arduo y tardado.

Trabajo remoto

Muchas empresas, durante la pandemia de COVID-19, trasladaron a sus colaboradores hacia el Home Office. Sin embargo, conforme las cosas han vuelto a la normalidad se ha optado por una modalidad híbrida.

Sea cual sea el caso, si tu empresa cuenta con trabajo remoto, lo ideal sería que tus empleados pudieran acceder a la información desde cualquier lugar sin necesidad de ir a la oficina.

Para estos casos, la telefonía en la nube es completamente útil.

Información confidencial y seguridad

Si tu empresa guarda grandes cantidades de información confidencial recuerda que al adquirir la telefonía de la nube estos datos no solo estarán al alcance de ustedes.

Tu proveedor también los gestionará, ya que él será el encargado del funcionamiento de tu telefonía y necesitará acceso a los mismos.

Por supuesto que al suscribirte a su servicio, este debería proveerte de una política de seguridad integral personalizada para tu negocio, pero aun así es un aspecto que deberías considerar detenidamente.

Te sugerimos también tomar medidas para garantizar la seguridad, ya que tus comunicaciones se encontrarán más expuestas a amenazas cibernéticas. Te recomendamos valorar sistemas cortafuegos y de encriptación.

Reducción de costos

Si tu empresa busca minimizar gastos, indudablemente la telefonía en la nube ofrece soluciones telefónicas más económicas. Con Servnet, ahorras dinero al permitirnos encargarnos desde nuestro servidor Cloud PBX.

Como mencionamos previamente, no tendrás que realizar inversiones en equipos costosos, que pueden variar desde $10,000 MXN hasta más de $50,000 MXN, ni en el mantenimiento de infraestructura, lo que también implica costos adicionales significativos. Tu proveedor se encargará de incluir estos aspectos en el servicio que te ofrece.

Escalabilidad

Si buscas que tu empresa crezca y se mantenga actualizada, la telefonía en la nube ofrece la flexibilidad de adaptarse a tu sistema empresarial y es compatible con las herramientas digitales adicionales con las que la quieras vincular.

La telefonía en la nube se puede integrar fácilmente con otras aplicaciones empresariales, como CRM y software de colaboración.

Dependencia de una conexión de internet

Si el ancho de banda de donde se encuentran tus usuarios o empleados no es suficiente o la conexión de internet con la que cuentan es inestable, es probable que la calidad de las llamadas sea deficiente.

Como pudiste observar, existen pros y contras alrededor de esta telefonía, lo cual clarifica tu panorama y te ayuda a vislumbrar si este servicio resultará favorecedor para ustedes.

Conclusión

Antes de tomar una decisión, es importante realizar un análisis detallado de las necesidades de tu empresa, el presupuesto y las capacidades de tu infraestructura de TI. Investiga y selecciona un proveedor de servicios confiable que se ajuste a las necesidades de tu empresa.

El servicio de telefonía en la nube ofrece un funcionamiento excelente para el progreso de tu empresa. Evalúa si es el más útil para tus requerimientos y toma una decisión consciente sobre tu contratación.

Si tu empresa aún no está lista para este cambio, la telefonía VoIP puede ser la mejor opción para ti, pues también cuenta con beneficios como la reducción de gastos y la adaptabilidad.

En Servnet contamos con el servicio de telefonía PBX Cloud, que se encarga de digitalizar tu conmutador y traslada las instalaciones físicas de tu telefonía hacia el internet.

Por otra parte, también ofrecemos Telefonía VoIP, la cual cuenta con ventajas como la escalabilidad y el control total de tus llamadas a través de internet.

Con gusto te asesoraremos para ayudarte a decidir cuál es el más óptimo para ti. Contáctanos para conocer más.