VoIP: ventajas y desventajas

Si pensamos en las comunicaciones de una empresa, el teléfono y los correos electrónicos suelen ser los primeros medios de comunicación que se van a necesitar para mantener a los empleados y clientes conectados entre sí.

Si pensamos en la telefonía empresarial, VoIP funciona como una gran solución para evolucionar a una telefonía avanzada y adaptada a los tiempos actuales. 

¿Pero qué es la VoIP? Estrictamente, la tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol o Voz por el Protocolo de Internet, en español) es un sistema que permite tomar señales análogas de voz de una red telefónica y transmitirlas de forma digital a través de una conexión a internet. 

En esta nota, queremos ofrecerte una visión global sobre la tecnología VoIP desarrollando sus ventajas y desventajas, de manera que sirvan para sopesar sus características antes de tomar cualquier decisión acerca de tu telefonía empresarial.

Ventajas de VoIP

Servicio personalizado

La personalización es la primera ventaja que salta a la vista cuando hablamos de Voz sobre IP. Que sea un servicio personalizado se refiere a que es fácilmente adaptable a las necesidades de tu empresa. 

¿Y cómo se logra esto? Pues con la amplia variedad de características con las que cuenta VoIP:

• Asignar música y mensajes personalizados para la espera.
• Definir la cantidad de usuarios.
• Posibilidad de programar un contestador automático. 
• Funcionalidades avanzadas de call center y otros beneficios. 

Reducción de gastos

Si en tu empresa necesitan realizar llamadas a otras regiones del mundo, la reducción de los costos es considerable. 

En la telefonía tradicional el costo de las llamadas de larga distancia suelen tener un alto costo, por lo que si tu negocio hace y recibe un alto volumen de llamadas, el gasto sería cuantioso.

Como las llamadas al exterior desde VoIP ocurren desde la red de internet, el resultado es que los altos costos de llamadas internacionales se convertirían en un asunto del pasado. Esta sin duda es una de las ventajas de VoIP más destacadas.

Adiós a complejas infraestructuras físicas

Por mucho tiempo la telefonía corporativa ha sido sinónimo de cableado, grandes teléfonos empresariales, conmutadores e instalaciones que pueden detener tu operación por una cantidad de tiempo que para ti es valiosa.

Con la tecnología VoIP y otras variaciones de este servicio, como el Cloud PBX, muchas de esas instalaciones de equipos físicos ya no serían necesarias.

Facilidades para el teletrabajo

En la actualidad, muchas empresas requieren de sistemas telefónicos y de comunicaciones en general que sean capaces de adaptarse a las necesidades que surgieron luego de las medidas de distanciamiento social que se implementaron después de la pandemia de Covid-19.

El hecho de que las personas deban mantenerse en esquemas de trabajo de home office o en modelos híbridos, no tiene que significar necesariamente que algunas de sus funciones laborales se vean afectadas.

En este sentido, si una persona necesita contestar las llamadas de las líneas telefónicas de la empresa, puede hacerlo fácilmente desde un software instalado en su computadora, y mantenerse conectada a la red telefónica de la empresa desde cualquier lugar, incluso su hogar, lo cual representa una gran ventaja de VoIP.

Conectividad global

De la mano del beneficio anterior, una de las facilidades que se ofrecen es la posibilidad de tener números telefónicos de los países donde tu empresa tiene operaciones. 

Por lo que los clientes y usuarios podrían llamar localmente a números de teléfono de sus países, pero la persona que recibe la llamada en tu oficina puede estar recibiéndolas del otro lado del mundo, únicamente conectado a internet.

Integración con otras plataformas de comunicación 

Una de las mayores ventajas de VoIP es que su tecnología se puede integrar a otras herramientas de comunicación, como por ejemplo un CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente), con lo que se podrían asociar los registros telefónicos a clientes en tu base de datos, o incorporarlo a procesos de venta que se manejen internamente en ese CRM.

Desventajas de VoIP

Requiere del uso de la energía eléctrica

Una de las principales desventajas del uso de VoIP es que depende de la electricidad para funcionar. Si pensamos en la telefonía tradicional, es un hecho que teléfonos convencionales no dejarían de funcionar si hay una caída en la energía eléctrica. 

En este caso, una de las soluciones que ofrecen muchos proveedores de VoIP es la garantía de un sistema de respaldo eléctrico, con el fin de no detener la operación si ocurre alguna contingencia.

Suele necesitar conexión a internet de alta velocidad

Para garantizar que VoIP funcione correctamente y sin contratiempos, lo mejor es tener garantía de una conexión a internet de banda ancha, puesto que podría ocurrir que la calidad de la voz se vea afectada por la mala conexión. 

Por tanto, antes de decidir incorporar esta tecnología a tus comunicaciones empresariales, lo mejor es hacer un análisis previo de la capacidad mínima de internet que se necesita para que tus dispositivos funcionen de manera óptima. 

El uso de la red de internet llega a afectar las llamadas

Otra desventaja de VoIP es que en muchos casos la red de internet también se usa para administrar otras herramientas de trabajo que funcionan gracias a su uso. 

Si se descargan o envían archivos o simplemente se navega por la red, podría llevar a una caída de la red si es que el enlace de internet no es lo suficientemente potente como para permitir todas esas actividades en simultáneo. 

Conexión constante de los dispositivos

Este tipo de servicio suele necesitar que el ordenador se encuentre encendido y conectado durante muchas horas, ya que para realizar o recibir llamadas se hace uso del software que se instala en la computadora. 

Ante esto, podría suceder que los dispositivos se sobrecarguen si es que estos no están diseñados para aguantar un uso prolongado. 

Problemas para hacer llamadas de emergencia

Finalmente, una de las desventajas de VoIP que más llama la atención, es el problema que presenta a la hora de realizar llamadas al servicio de emergencia (911). 

Este tipo de telefonía utiliza las direcciones IP para asignar y determinar los números de teléfono. Por consiguiente, ante una situación de emergencia en la que no se pueda decir la ubicación exacta, el sistema tampoco podría ser fácilmente identificado y asociado a una dirección geográfica. 

Curva de aprendizaje de los empleados

Una desventaja de VoIP que identifican muchos usuarios tiene que ver con la curva de aprendizaje que deben superar los empleados para usar correctamente el sistema de telefonía IP.

Aunque el tiempo de enseñanza es relativamente corto, para muchas empresas y organizaciones el tener que invertir en instruir a los usuarios puede representar una pérdida de tiempo, cuyo uso consideran provechoso para sus operaciones diarias. 

Conclusión

Como toda tecnología emergente, la implementación de VoIP en las empresas siempre va a representar una transformación en todo sentido. Esta transición muchas veces representa la puerta de entrada a ser parte de las compañías que apuestan por los avances tecnológicos.

Sin embargo, para algunas empresas las desventajas de VoIP son tales que deciden no incursionar en la puesta en marcha de estas tecnologías.

Pero, a pesar de ello, hay muchas otras que deciden asumir esta nueva tecnología tomando en cuenta las ventajas de VoIP que se puedan identificar. 

Sea cual sea la razón que nos motive a tomar una u otra decisión, lo importante es hacerlo con la completa convicción de que será para el beneficio de la productividad, tranquilidad y eficiencia en los procesos en sus empresas.

Si tienes interés en este servicio y te gustaría contar con más asesoría, no dudes en contactar a alguno de nuestros expertos en Voz sobre IP, quienes tendrán la mejor disposición para ofrecer su acompañamiento.